Palkanlaskennan kausittaiset toiminnot : ohjeistus palkanlaskijalle

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli ohjeistuksen laatiminen palkanlaskijalle. Ohjeistuksen tarkoitus on tukea palkanlaskijaa tämän työssä, jotta työtehtävät hoidetaan oikein ja ajallaan. Ohjeistus on hyödyllinen etenkin uudelle aloittavalle palkanlaskijalle työsuhteen alussa. Ohjeistus toteutettiin palkanlaskennan vuosikellona, johon koottiin palkanlaskennan työtehtävät vuoden ajalta.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys muodostui palkkahallinnossa noudatettavista laeista ja sopimuksista, palkan muodostumisesta sekä työnantajan velvollisuuksista palkanmaksajana. Teoriaosuuden lähdemateriaalina käytettiin alan kirjallisuutta, sähköisiä artikkeleita, palkkahallinnon lakeja ja asetuksia sekä viranomaisohjeita.

Palkanlaskennan vuosikelloon kerättiin palkanlaskijan työtehtävät kausittain vuoden aikana. Vuosikellon tarkoitus on esittää palkanlaskennan työtehtävät yleisellä tasolla, jotta sitä voidaan hyödyntää kaikissa palkanlaskentatoimistoissa alasta riippumatta. Kaikilla yrityksillä on lisäksi omia ohjeita ja toimintatapoja, jotka määritellään työehtosopimuksissa. Yrityskohtaiset ohjeet on hyvä lisätä vuosikelloon käyttöön otettaessa.

Vuosikello muodostui palkkakausittaisista työtehtävistä, kuukausittain tilitettävistä maksuista, neljännesvuosittaisista toimenpiteistä ja tilastoista sekä vuodenvaihteen toiminnoista. Vuosikello toteutettiin työlistoina, jotka ovat opinnäytetyön liitteenä.

The aim of the thesis was to write instructions for a wages clerk. The purpose of the instructions is to support the wages clerk on the daily duties in order to the tasks to be done right and on time. The instructions are useful especially for new wages clerks at the beginning of their employment. The instructions are presented as an annual timetable, which include payroll tasks during a calendar year.

The theoretical framework of the thesis consists of payroll administration, laws and agreements on wages calculation and the employer’s duties to pay wages. The data used in the theoretical part consist of the literature published in the field, electronic articles, payroll laws and regulations and regulatory guidance.

The annual timetable presents the duties of the wages clerk during a payroll year. The purpose of the annual timetable is to point out the non-specific payroll tasks, and thus the instructions are applicable to any company regardless of the field. In addition, every company has its own detailed procedures and instructions to calculate wages, which are defined in the collective agreements. Those company specific instructions can be added to the annual timetable.

The annual timetable includes operations during every payroll period as well as monthly, quarterly and annual duties. The annual timetable was presented as separate worksheets, which are appended to the thesis.