Käynnistysprosessin optimointi Pretax Accounting Oy:ssä

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantaja on Pretax Accounting Oy, joka on osa Pohjois-Euroopan suurinta taloushallintoalan yritystä Accountor Groupia. Yritykselle toteutettiin taloushallintopalvelun käynnistyksen seurantalista. Tehtävänä oli laatia seurantalista, josta käy ilmi kaikki käynnistykseen liittyvät työvaiheet. Seurantalistaan tuli myös linkittää olemassa olevia ohjeita. Puuttuvien ohjeiden tekeminen jätettiin opinnäytetyön ulkopuolelle. Työvaiheet tuli myös optimoida ja järjestää loogiseen järjestykseen. Käyn-nistyksellä tarkoitetaan niitä toimia, jotka tehdään uuden asiakkaan allekirjoitettua sopimus ja ennen kuin jatkuva palvelu, eli esimerkiksi kirjanpito, alkaa.

Työ jakaantuu teoreettiseen viitekehykseen ja produktia eli kehittämisprojektia käsittelevään osaan. Työn teoreettinen viitekehys muodostuu prosessiajattelun, projektityöskentelyn, ja perehdytyksen teoriasta. Teoriaosuudessa on myös kerrottu kuinka asiat ilmenevät case -yrityksessä. Käynnistykset ovat oma prosessinsa, mutta yksittäistä käynnistystä kutsutaan käynnistysprojektiksi.

Produkti toteutettiin opinnäytetyöntekijän kokemuksien ja haastattelujen perusteella. Lähtökohtana pidettiin esimiehen kanssa pidettyä keskustelua seurantalistan tavoitteista. Käynnistysprojekteihin tarvittiin paljon tukea kokeneemmilta työntekijältä ja nähtiin, että on tarve yksityiskohtaiselle seurantalistalle. Opinnäytetyön lopputuloksena syntyi valmis seurantalista Pretax Accounting Oy:n uusien työntekijöiden käyttöön sekä esi-miehelle työkaluksi seurata projektin etenemistä. Uusien työntekijöiden tulisi selviytyä käynnistysprojektista pääosin itsenäisesti seurantalistan avulla. Kokeneemmille työnte-kijöille seurantalista toimii käynnistyksen työkaluna ja muistilistana.

The commissioner of the thesis is Pretax Accounting Oy, which is part of Accountor Group, in turn the largest provider of financial management services in Northern Eu-rope. A start process control list was compiled for the company. The objective was to form a start process control list which included all the tasks necessary to do in a start process. The control list was also supposed to include links to the existing manuals and instructions. Some manuals and instructions were still missing but making these was not to part of the thesis. In this case a start means all the tasks and actions that need to be done before an ongoing service can start, bookkeeping for example.

The theoretical framework of the thesis includes theories on process thinking, project work and familiarization. There are also references on how the issues occur in Pretax Accounting Oy. The starts have their own process, but individual starts are called start projects.

The developing project is based on the opinions and experience of the thesis author. Also some qualitative interviews were conducted. The starting point was a conversation with a superior where we talked about the objectives of the control list. The start projects required a lot of assistance from the more experienced employees and there was a demand for a detailed control list. The concrete outcome of the thesis is a completed control list. The control list is intended for new and inexperienced staff and for the supervisor to follow the progress of the project. New employees should be able to perform mostly by themselves with the help of the control list. More experienced employees can use the control list as a tool and task list.