Lausuntomenettelyn kehittäminen : Case: Sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonala

Abstract

Sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalalle kuuluvat ministeriön lisäksi seuraavat organisaatiot: Aluehallintovirastot (sosiaali- ja terveystoimen tehtävien sekä työsuojelun osalta), Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea, Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira, Säteilyturvakeskus STUK, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL, Työterveyslaitos TTL, Sosiaaliturvan muutoksenhakulautakunta, Työttömyysturvan muutoksenhakulautakunta sekä Raha-automaattiyhdistys. Lausuntoprosessin kehittämisen osalta näistä organisaatioista on otettu mukaan ne, jotka osallistuvat keskeisesti Terveyden ja hyvinvoinnin kohdealueen kokonaisarkkitehtuurityöhön.

Sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalan lausunnon antaa ministeriö, ja allekirjoittajana on asiasta riippuen joko ministeri tai kansliapäällikkö. Hallinnonalan lausuntoa varten pyydetään lausuntoja hallinnonalan virastoilta. Käsittelyn avoimuuden kannalta on tavoiteltavaa, että lausuntoprosessin asiakirjat olisivat helposti kaikkien hallinnonalan virastojen sekä kansalaisten saatavilla. Lausuntoprosessin kehittämisessä on huomioitava myös tuloksellisuus toiminnallisen tehokkuuden näkökulmasta sekä yhteiskunnallinen vaikuttavuus lausuntojen antamisen kautta.

Opinnäytetyössä on kuvattu lausuntoprosessin nykytila ja tavoitetila. Tällä hetkellä kaikkia ministeriön hallinnonalan virastot ja laitokset avaavat yhteen lausuntoprosessiin liittyen uuden asian omaan asianhallintajärjestelmäänsä, käyttävät omia asian- ja dokumentinhallintajärjestelmiään ja lähettävät lausuntonsa ministeriölle koko hallinnonalan lausunnon taustaksi. Tulevaisuudessa tämä prosessi voisi olla tehokkaampi hyödyntämällä sähköistä tiedonhallintaa ja – säilyttämistä.

Tiedot tätä opinnäytetyötä varten on kerätty haastattelemalla lausuntoprosessiin osallistuvia hallinnonalan organisaatioiden edustajia. Työssä esitetään lopuksi joukko kehittämistoimenpiteitä tavoitetilaan pääsemiseksi.

The social affairs and health administration in Finland consist of the Ministry of the Social Affairs and Health, National Institute for Health and Welfare, The Finnish Medicines Agency Fimea, National Supervisory Authority for Welfare and Health, Radiation and Nuclear Safety Authority, Finnish Institute of Occupational Health, Regional State Administrative Agencies, Finland’s Slot Machine Association, Social Security Appeal Board and Unemployment Appeal Board. This study included only those of these organizations which participated in the enterprise architecture work of sector of health and welfare.

In social affairs and health administration in Finland the Ministry of the Social Affairs and Health gives the administration’s statement. Offices and agencies under the Ministry give their statement to the Ministry to give information needed for the Ministry’s statement. Because of management openness it is desirable that all records that are made in this statement process would be easily available for the offices and agencies under the Ministry and for citizens. Functional effectiveness and social impressiveness of the statements must be considered while the process is improved.

Present state and target state were described in this study. At the time of study all offices and agencies under the Ministry opened their own case in their own case and document management system and sent their statement to the Ministry of the Social Affairs and Health to be used in making the administration’s statement. In the future this process could be more effective by exploiting electronic information man-agement and preservation.

This study was made by collecting information through interviews from those organizations and agencies that participated in the statement process. As a result concrete solutions were proposed.