Project management update : for smalle sized company

Abstract

Nykyaikasessa yritys- ja työmaailmassa käytetään lukuisia tiekonepohjaisia ohjelmistoja, joiden ensisijainen päämäärä on kokonaisuuksien hallinnoimisessa ja tehokkuuden edistämisessä. Markkinoille tulee jatkuvasti uusia ohjelmistoja mutta laadullinen ero ohjelmistojen kesken saattaa olla huomattavan suuri. Projektinhallinta pohjaisessa työskentelyssä räätälöityjen tietokoneohjelmien käyttäminen on lisääntynyt huomattavasti viime vuosikymmenen aikana. Ilmiötä voidaan pitkälti perustella teknologian kehittymisellä. Tietokonepohjaiset ohjelmistot edistävät työntehokkuutta tehden toiminnoista yksinkertaisempia samalla mahdollistaen lukuisten tehtävien suorittamisen samaan aikaan. Varsinkin projektinhallinnassa resursseja on käytettävissä huomattava määrä ja tämä luo kokonaisuudesta haastavan sekä erittäin monimuotoisen työskentely-ympäristön.

Tämän opinnäytetyön tarkoitus on tutkia ja kehittää pieni- ja keskikokoiselle yritykselle suunnatun projektinhallintaohjelman käyttämistä. Ohjelmistot kokonaisuutena ovat isoja ja monimutkaisia paketteja jotka sisältävät huomattavan määrän toimintoja ja ominaisuuksia. Tässä opinnäytetyössä kuitenkin keskitytään materiaalihallintapuolen varaosa-kirjaston käyttämiseen ja järjestelyyn sekä pieniin käytännön kehityksiin. Opinnäytetyön on tilannut DEUMARECO Marine systems GmbH, joka myy varaosia, tekee korjauksia ja suunnittelee teknisiä ratkaisuja meriliikenteelle ja -teollisuudelle ympäri maailmaa. Yrityksen toimipiste sijaitsee Hampurissa, Saksassa.

Yritys on käyttänyt opinnäytetyössä käsiteltävää ohjelmistoa vuodesta 2009. kyseinen projektinhallintaohjelma oli ensimmäinen yrityksessä, mutta käyttöönoton yhteydessä resurssien sekä ajan puutteen takia ohjelman jotkut ominaisuudet ovat jääneet osin hyödyntämättä. Lisäksi käytön aikana on syntynyt ongelmakohtia juuri materiaalihallintapuolelle. Jotkut esiintyneet ongelmat ovat esiintyneet projekteissa ohjelman käytön aikana ja hankaloittaneet osaltaan projektien hallinnoimista. Ongelmat eivät ole olleet vakavia mutta niistä on ollut selvää haittaa yritykselle.

Opinnäytetyön valmistelu ja tekeminen aloitettiin tutustumalla kehitettävään ohjelmistoon ja yrityksen työnkuvaan sekä toimintatapoihin. Opinnäytetyötä tehdessä tekijä on työskennellyt kokopäiväisesti yrityksessä ja käyttänyt ohjelmaa päivittäin. Yrityksen henkilöstö on kertonut opinnäytetyötä tutkittaessa mitä he ohjelmalta kaipaisivat ja mitkä seikat ohjelmissa eivät toimi toivotusti. Lisäksi henkilöstö on saanut antaa omat parannusehdotuksensa ohjelmasta mitkä on otettu huomioon päätelmiä tehdessä.

In modern times in business and in working life the use of computer softwares is becoming more and more common. New advanced softwares are developed into the market every day to help companies manage their operations. The Softwares aim to make daily actions more efficient and easier to conduct. Project management is an ancient concept but also a fairly common one in today`s modern working life. Numerous soft- wares have been developed especially for project management purposes. The more resources and concepts you have to control to achieve your goal; the more challenging it is to organize the project. Softwares are developed especially to help in that need to organize the entity and minimize the risks.

The purpose of this Thesis is to research and developed project management software intended to be used in small and medium sized companies. The project management softwares today are complex packages with numerous features and aspects. This Thesis will focus on material management section. The focus will especially be in a way to utilize the major features in article management and article creation in the system. The Thesis is ordered by DEUMARECO Marine Systems GmbH that works mainly in naval industry. The company sells spare parts, conducts repairs and designs technical solutions to shipbuilding industry and suppliers all around the world. The company is locat- ed in Hamburg, Germany.

The company has integrated project management software into operations during 2009. The software was the first one of its kind in the company. Due to lack of time and proper implementation some of the software`s features have not been utilized properly. Some minor flaws have occurred and some features have not been correctly used. These factors have created conflicts within the daily use of the software that have sometimes complicated operations in projects. The conflicts are not significant but nonetheless decreasing the desired efficiency.

The Thesis was conducted by familiarizing with the software and the company`s operations. The Thesis has been done simultaneously with regular work which has been a major factor in assessing flaws in the software. The Thesis has been conducted with close co-operation with the company`s personnel. The personnel`s opinions have guided the research and improvement suggestions.