Tapahtuman toteuttaminen : Case: MatkaRaTa ry:n vuosijuhla

Abstract

Opinnäytetyön tavoite oli järjestää laadukas ja onnistunut vuosijuhla koulutusalajärjestö MatkaRaTa ry:lle. Onnistuneen tapahtuman ohella tavoitteena oli myös parantaa sidosryhmien eli restono-miopiskelijoiden ja tärkeimpien yhteistyökumppaneiden mielikuvia toimeksiantajasta. Vuosijuhlasta tehtiin palautekysely, jonka avulla mitattiin juhlan onnistumista ja mielikuvien muuttumista toimek-siantajasta. Toiminnallinen opinnäytetyö toteutettiin kertaluonteisena projektina. Työssä hyödynnettiin tapah-tumaprojektin vaiheita: idea, tavoitteiden määrittely, suunnittelu, toteutus ja arviointi. Projekti aloitettiin projektisuunnitelmalla huhtikuussa 2013. Idean, tavoitteiden määrittelyn ja budjetoinnin jälkeen ideoitiin juhlan luonne, paikka ja ohjelma. Markkinointi aloitettiin syksyllä ja kohdennettiin opiskelijoille. Projekti huipentui vuosijuhlaan 28.9.2013. Tuloksena oli laadukas vuosijuhla, mutta projektin kaikki osa-alueet eivät onnistuneet täysin. Palau-tekyselyn perusteella voi todeta, että vuosijuhla onnistui hyvin. Juhlan vieraiden mielikuva Matka-RaTasta muuttui positiivisemmaksi, mutta pienen otannan vuoksi tulos ei kata tarpeeksi restono-miopiskelijoita. Projektin osa-alueista budjetointi epäonnistui ja tulos jäi negatiiviseksi odotettua vähäisemmän osallistujamäärän vuoksi. Opinnäyte antoi arvokasta kokemusta tapahtumatuotannosta ja toimii mallina vastaavien tapahtu-mien järjestämisessä. Jatkotutkimuksena voi tutkia tapahtumamarkkinoinnin hyödyntämistä imagon kohottamisessa useamman tapahtuman avulla pidemmällä aikavälillä.

The aim of the thesis was to organize a successful anniversary party for the student association called MatkaRaTa Ry. Another aim was to improve interest groups’, i.e. bachelor of hospitality management students’ and partners’ images of the commissioner. A feedback survey was conducted in the anniversary party which measured the success of the anniversary and the changing image of the commissioner. A functional thesis was carried out as a project that would take place only once. The thesis utilized the phases of an event project management: idea, objective targeting, planning and feedback. The project was launched by creating the project plan in April 2013. The character of the event, place and program were decided after the launch. The marketing of the event was started in the fall and was targeted to students. The project culminated in the anniversary party held on 28.9.2013. The outcome of the project was a quality anniversary party, but, however, all the phases were not successful. According to the feedback, it can be stated that the anniversary party was a success. The guests’ image of MatkaRaTa became more positive, but, due to the small sample, the result does not comprise enough students in the hospitality management. As to the phases of the project, budgeting was a failure, due to the lack of paying customers. The thesis gave valuable experience about event management and works as an example to organize similar events. As a follow-up study it is possible to research event marketing and its benefits in enhancing images by realizing more events on a longer time frame.