Projektienhallinnan parantaminen pk-yrityksessä

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia mahdollisuuksia parantaa suomalaisen yrityksen projektienhallintaa ja siihen liittyvää dokumenttienhallintaa projektinhallintatyökaluja hyödyntäen. Opinnäytetyön tilaajana oli pk -yritys, jonka nimeä opinnäytetyössä ei mainita. Tavoitteena oli löytää ohjelmisto, jolla yrityksen projektinhallintaa voisi tehostaa. Ohjelmistoja etsittiin niin avoimen lähdekoodin sovellusten kuin kaupalliseltakin puolelta.

Tutkimusmenetelmänä työssä oli kvalitatiivinen tutkimus ja tutkimusstrategiana tapaustutkimus. Laadullisen tutkimuksen menetelmät sopivat tähän työhön paremmin kuin määrällisen tutkimuksen, koska laadullisilla menetelmillä saadaan tarkempia tuloksia tutkimusongelmiin.

Opinnäytetyön teoria koottiin projektinhallinnan ja dokumenttienhallinnan pohjalta. Teorian kokoamiseen käytettiin näistä molemmista asioista löytyviä teoksia. Samanlaisia opinnäytetöitä oli tehty aiheesta aiemmin, ja niistä saatiin hyödyllistä tietoa työhön. Tutkimus tehtiin haastattelemalla yrityksen työtekijöitä ja selvittämällä ongelmakohtia nykyisessä projektienhallinnassa ja dokumenttienhallinnassa. Haastattelusta saatujen tietojen perusteella valittiin ohjelmistoja tutkittaviksi. Näistä ohjelmistoista tehtiin kuvaukset ja niistä valittiin yksi parhaiten yritykselle sopiva, jota tutkittiin myös tarkemmin.

Tutkimuksen tuloksena valittiin ValueFramen kehittämä ohjelmisto, jota suositeltiin yritykselle käyttöön, koska sen ominaisuudet vastaavat suurelta osin yrityksen vaatimuksia ja koska muut valitut ohjelmat olivat joko liian kalliita tai eivät sopineet ominaisuuksiensa puolesta yritykselle. Tutkimuksen myötä yritykselle saatiin kehitysehdotus ohjelmasta, jolla on mahdollista projektinhallinnan ja dokumenttienhallinnan kautta tehostaa yrityksen työskentelyä ja tätä kautta parantaa liiketoimintaa. Työstä voi olla apua myös muille pk-yrityksille liittyen projektienhallintaan.

The aim of the bachelor’s thesis was to study possibilities to improve a Finnish company’s project and document management by studying potential project management tools. There will not be a mention of the company’s name in the bachelor’s thesis. The goal was to find software that would improve the company’s project management. The software was chosen from open source solutions as well as commercial solutions.

The research method was a qualitative study and the research strategy was case-study. Qualitative study methods benefit this study better than quantitative methods, because qualitative study provides more accurate results for the research problems.

The theory of the bachelor’s thesis was based on project management and document management. It was constructed from literature found on both subjects. Also, other bachelor’s theses on the subject were used to get important information. The study was carried out by interviewing the company’s employees and finding out problems in the current project and document management. Information from the interviews was used to find software for the study. From these software description were made and one was chosen for further study.

As a result of the study, a software from ValueFrame was chosen as a suggestion for the company, because its features suit best for the company and because the other software was either too expensive or did not fulfill the company’s needs. The result of the study was a suggestion of software for the company with which it is possible to improve project and document management. By this it is possible to optimize the company’s ways of working and improve their business. This thesis can also benefit other small and medium enterprises.