Ympäristötiedon hallinnan kehittäminen Kokkolan Ympäristöpalveluissa

Abstract

Opinnäytetyössä tehtiin käytännön projekti Kokkolan Kaupungin Ympäristöpalveluille. Työssä suunniteltiin kehitystoimia Ympäristöpalveluiden tiedonhallintaan liittyen ja luotiin ohjeviivoja työpaikan sisäiselle sekä osittain myös ulkoisille tiedotuskäytännöille. Tärkein konkreettinen työn tavoite oli suunnitella uusi ja toimiva järjestys Ympäristöpalveluiden verkkolevyasemalle. Sisäisten prosessien toimivuuden tila vaikuttaa työpaikan arjen sujuvuuteen ja näkyy myös työpaikan ulkopuolelle esimerkiksi verkkosivujen välityksellä. Näin ollen ilman sujuvaa sisäistä tiedonhallintaa, ei voida luoda toimivaa ulkoista tiedotusta. Siksi painotus oli sisäisessä tiedon hallinnassa. Verkkolevyaseman järjestys suunniteltiin kiinteästi yhdessä työntekijöiden kanssa. Osallistavalla toimintatavalla pyrittiin motivoimaan ja sitouttamaan työntekijöitä prosessiin. Tarkoitus ei ollut tuoda muutoksia, kuten ne liian usein tuodaan – ulkoapäin käskyttämällä. Työntekijöiden vuosien kokemus työn sisällöstä oli myös arvokas asia ja olisi ollut resurssien haaskaamista jättää se hyödyntämättä. Teoriaosuudessa pohdittiin ihmisen tiedonkäsittelyyn vaikuttavia asioita sekä tekniikan ja ihmisen monimuotoista ja evoluution mittakaavassa silmänräpäyksessä kiinteäksi muodostunutta suhdetta. Opinnäytetyössä luotiin uusi kansiorakenne verkkolevylle, jota työntekijät voivat jatkossa käyttää tiedostoja tallentaessaan ja jonne vanhat tiedostot siirretään, mikäli niille on jatkossa tarvetta. Verkkoasema on suunniteltu niin, että ongelmia ja tulevaisuuden toimintakenttää on pyritty ennakoimaan. Esimerkiksi energia- ja ilmastonmuutos-asioille on annettu painoarvoa, vaikka ne ovatkin vielä sivuroolissa kunnallisen Ympäristöviranomaisen toiminnassa. Myös eri ohjelmilla luotujen tiedostojen erityispiirteet ja toimivuuden takaaminen pyrittiin huomioimaan, sillä näiden asioiden kanssa oli ollut ongelmia aikaisemmin ja oli myös tämän opinnäytetyön tekemisen aikana.

The purpose of the thesis was to conduct a data management project for the Environmental Department of Kokkola City. The focus was on the improvement of internal computer network and also internal and external communication development. First the situation and its problems were determined. The greatest problem appeared to be the department’s network drive which had a great number of randomly situated files. A plan and structure were devised for a better way of organizing files on the network drive. The guiding principle in the project was to have the department workers involved in every step of the process so that it would not be imposed on them by an outsider. Furthermore there was an opportunity to use the workers’ knowledge in order to have a more sustainable outcome. Many meetings were held and data management was discussed for many months. This made some of the good results develop on their own. The main result of the thesis was a new structure for saving, e.g. folders, text-files, pictures and maps. A number of files needed a solid saving place in order for them to work. Such as MapInfo’s workspace-files. This means that the electric paths of the saved folder and files must not be changed at all in order for the gathering file to work. In the future the new structure will make complicated files to work more likely. Also shortcut links were used in order to make a number of changes easier to adapt. Furthermore short guides were created on various subjects. The guides include for example matters that are known for long-time workers, but necessary information for a new worker. A short guide was also created for the new network drive use as a precaution. The idea was, however, that the new network drive would be so easy to understand and use that it does not require a manual.