Ympäristötiedon hallinnan kehittäminen Kokkolan Ympäristöpalveluissa
Jokela, Niina (2013)
Jokela, Niina
Turun ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013121821688
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013121821688
Tiivistelmä
Opinnäytetyössä tehtiin käytännön projekti Kokkolan Kaupungin Ympäristöpalveluille. Työssä suunniteltiin kehitystoimia Ympäristöpalveluiden tiedonhallintaan liittyen ja luotiin ohjeviivoja työpaikan sisäiselle sekä osittain myös ulkoisille tiedotuskäytännöille. Tärkein konkreettinen työn tavoite oli suunnitella uusi ja toimiva järjestys Ympäristöpalveluiden verkkolevyasemalle.
Sisäisten prosessien toimivuuden tila vaikuttaa työpaikan arjen sujuvuuteen ja näkyy myös työpaikan ulkopuolelle esimerkiksi verkkosivujen välityksellä. Näin ollen ilman sujuvaa sisäistä tiedonhallintaa, ei voida luoda toimivaa ulkoista tiedotusta. Siksi painotus oli sisäisessä tiedon hallinnassa.
Verkkolevyaseman järjestys suunniteltiin kiinteästi yhdessä työntekijöiden kanssa. Osallistavalla toimintatavalla pyrittiin motivoimaan ja sitouttamaan työntekijöitä prosessiin. Tarkoitus ei ollut tuoda muutoksia, kuten ne liian usein tuodaan – ulkoapäin käskyttämällä. Työntekijöiden vuosien kokemus työn sisällöstä oli myös arvokas asia ja olisi ollut resurssien haaskaamista jättää se hyödyntämättä. Teoriaosuudessa pohdittiin ihmisen tiedonkäsittelyyn vaikuttavia asioita sekä tekniikan ja ihmisen monimuotoista ja evoluution mittakaavassa silmänräpäyksessä kiinteäksi muodostunutta suhdetta.
Opinnäytetyössä luotiin uusi kansiorakenne verkkolevylle, jota työntekijät voivat jatkossa käyttää tiedostoja tallentaessaan ja jonne vanhat tiedostot siirretään, mikäli niille on jatkossa tarvetta. Verkkoasema on suunniteltu niin, että ongelmia ja tulevaisuuden toimintakenttää on pyritty ennakoimaan. Esimerkiksi energia- ja ilmastonmuutos-asioille on annettu painoarvoa, vaikka ne ovatkin vielä sivuroolissa kunnallisen Ympäristöviranomaisen toiminnassa. Myös eri ohjelmilla luotujen tiedostojen erityispiirteet ja toimivuuden takaaminen pyrittiin huomioimaan, sillä näiden asioiden kanssa oli ollut ongelmia aikaisemmin ja oli myös tämän opinnäytetyön tekemisen aikana.
Sisäisten prosessien toimivuuden tila vaikuttaa työpaikan arjen sujuvuuteen ja näkyy myös työpaikan ulkopuolelle esimerkiksi verkkosivujen välityksellä. Näin ollen ilman sujuvaa sisäistä tiedonhallintaa, ei voida luoda toimivaa ulkoista tiedotusta. Siksi painotus oli sisäisessä tiedon hallinnassa.
Verkkolevyaseman järjestys suunniteltiin kiinteästi yhdessä työntekijöiden kanssa. Osallistavalla toimintatavalla pyrittiin motivoimaan ja sitouttamaan työntekijöitä prosessiin. Tarkoitus ei ollut tuoda muutoksia, kuten ne liian usein tuodaan – ulkoapäin käskyttämällä. Työntekijöiden vuosien kokemus työn sisällöstä oli myös arvokas asia ja olisi ollut resurssien haaskaamista jättää se hyödyntämättä. Teoriaosuudessa pohdittiin ihmisen tiedonkäsittelyyn vaikuttavia asioita sekä tekniikan ja ihmisen monimuotoista ja evoluution mittakaavassa silmänräpäyksessä kiinteäksi muodostunutta suhdetta.
Opinnäytetyössä luotiin uusi kansiorakenne verkkolevylle, jota työntekijät voivat jatkossa käyttää tiedostoja tallentaessaan ja jonne vanhat tiedostot siirretään, mikäli niille on jatkossa tarvetta. Verkkoasema on suunniteltu niin, että ongelmia ja tulevaisuuden toimintakenttää on pyritty ennakoimaan. Esimerkiksi energia- ja ilmastonmuutos-asioille on annettu painoarvoa, vaikka ne ovatkin vielä sivuroolissa kunnallisen Ympäristöviranomaisen toiminnassa. Myös eri ohjelmilla luotujen tiedostojen erityispiirteet ja toimivuuden takaaminen pyrittiin huomioimaan, sillä näiden asioiden kanssa oli ollut ongelmia aikaisemmin ja oli myös tämän opinnäytetyön tekemisen aikana.