Inform and inspire : Managing Volunteers at Jyväskylä Festival

Abstract

Volunteering is a significant phenomenon in society. In cultural sector it is a vital condition for the majority of the events. However, studies indicate that volunteer management is not sufficiently professional to guarantee the retention of the old volunteers and the interest of new ones. Neither is the particular field of episodic cultural volunteering understood as well as, for example, volunteering in the social sector.

The objective of this thesis was to produce a guidebook of the volunteer management process at Jyväskylä Festival. The purpose of the guidebook was to document the existing process and reinforce it with supporting theory from literature. Motivation functions as a central theme in the guidebook which is aimed to ease and support the management process and increase its consistency.

This thesis explored the literature related to episodic volunteering in the cultural sector. The theory was then combined with the existing volunteer management process resulting in volunteer management guidebook. It gives an insight on the volunteers’ motivations and provides for the Jyväskylä Festival management a practical tool for maintaining the annual process.

This thesis revealed the multifaceted motivations of volunteering and the challenges in managing a volunteer workforce. Furthermore, it is concluded that episodic cultural volunteering should be examined extensively as phenomenon of its own in order to provide more accurate information.

Vapaaehtoisuus on merkittävä yhteiskunnallinen ilmiö. Kulttuurisektorilla se on elinehto suurimmalle osalle tapahtumista. Kuitenkin tutkimukset osoittavat, että vapaaehtoisten johtaminen ei ole riittävän ammattimaista taatakseen vapaaehtoisten pysyvyyden ja houkutellakseen uusia vapaaehtoisia. Lisäksi kulttuurisektorilla tapahtuvaa lyhytkestoista vapaaehtoisuutta ei ymmärretä yhtä hyvin kuin esim. sosiaalialan vapaaehtoisuutta.

Tämän työn tavoitteena oli tuottaa opas vapaaehtoisten johtamisen prosessista Jyväskylän Kesä –festivaalille. Oppaaseen dokumentoitiin tapahtuman nykyinen johtamisprosessi ja sitä pyrittiin tukemaan aihetta käsittelevän kirjallisuuden avulla. Oppaan keskeisenä teemana on motivaatio, ja sen on tarkoitus helpottaa ja tukea johtamisprosessia sekä johdonmukaistaa sitä.

Opinnäytetyössä tutustuttiin kulttuurisektorin lyhytkestoiseen vapaaehtoisuuteen liittyvään kirjallisuuteen. Teoria yhdistettiin Jyväskylän Kesän nykyiseen vapaaehtoisjohtamisen prosessiin, mistä kehittyi vapaaehtoisjohtamisen opas. Opas sisältää tietoa vapaaehtoisuudesta ja ilmiöön liittyvistä motiiveista sekä toimii Jyväskylän Kesän tuottajille käytännöllisenä välineenä vuosittaisen prosessin ylläpitämiseen.

Tämä työ toi ilmi vapaaehtoisuuden moniulotteisia motiiveja sekä vapaaehtoistyövoiman johtamisen haasteita. Lisäksi, tarkemman ilmiökohtaisen tiedon saamiseksi työssä todetaan tarve syvällisemmälle tutkimukselle lyhytkestoisen vapaaehtoisuuden parissa.