Evenemangsplanering: ASKs 16:e Årsfest

Abstract

Syftet med detta examensarbete är att organisera Arcada studerandekår ASKs årsfest. Vi får planera och organisera festen från början till slut för att uppnå ett lyckat resultat som tillfredställer både uppdragsgivaren och gästerna. Vi kommer därmed att delta i alla tre evenemangsfaser; planeringsfasen, genomförandefasen och evalueringsfasen. Festen arrangeras den 15.11.2013 och är studerandekårens 16:e årsfest. Årsfesten arrangeras som samarbete med uppdragsgivaren Arcada studerandekår ASK. Målet är att få så stort antal gäster som möjligt, och att de skulle trivas på själva festen. Vårt delsyfte är att dokumentera arrangemanget av årsfesten för att kunna använda det som ett hjälpmedel i framtida årsfestarrangemang. Frågeställningen för vårt examensarbete är att vad allt ingår i arrangerandet av ASKs årsfest och hurdan roll spelar de olika evenemangsplaneringsfaserna i projektet. Vi måste ta i hänsyn festens traditionella drag och skapa ett intressant tema som passar till en traditionell årsfest. Arbetet är projektartat, och vi tillämpar vår tidigare kunskap i planeringen och genomförandet av evenemanget. Teoribasen byggs upp enligt evenemangsplaneringens olika faser och de beskrivs ingående. Vi använder oss av Vallo & Häyrinens samt Van der Wagen & Carlos evenemangsplaneringshandböcker. Evalueringen av evenemanget har gjorts med hjälp av kvalitativa forskningsmetoder. På basen av våra egna observationer under festen och intevjuer av uppdragsgivaren och gäster kan vi konstatera att vi nått vårt syfte med att organisera Arcada studerandekår ASKs årsfest med ett lyckat resultat som har tillfredställt både uppdragsgivaren och de inbjudna gästerna.

The purpose of this study is to plan, produce and evaluate the 16th ASK Annual ball. We are planning and organizing the whole event to secure that the outcome will satisfy both our commissioner and the annual ball guests. Therefore we will participate in all of the three event planning phases; the planning phase, producing phase and evaluation phase. The Annual ball is taking place the 15th of November and is the student union’s 16th Annual Ball. This case is being produced as collaboration with the student union. Our goal is to attract as many guests to the ball as possible and to make sure that they will en-joy the event. The subsidiary aim is to document every part of the organizing and produc-ing process, so that our experiences could work as helping tools in future arrangements. The question at issue in this study is what are the defining elements in the planning and producing phases of the event and how meaningful are different phases to whole process? Our challenge in this case is to organize a traditional Annual ball with a modern twist by choosing a suitable theme. This study is very practical, and we use a lot of our own ex-periences and knowledge in the planning and producing phases. The theory base is built up according to the event planning phases and we describe them in detail in the text. We will be using literature by Van der Wagen & Carlos and Vallo & Häyrinen’s as main re-ferences. We use qualitative research methods to evaluate the event. Based on our own observations and the responses we received from guests and the commissioner, we feel that we reached our goals, by organizing a successful Annual Ball with a great number of guests who enjoyed the event.