Eläke-Fennian infra-palveluiden toimittajahallintaprosessin kuvaus ja kehittäminen

Abstract

Keskinäinen vakuutusyhtiö Eläke-Fennia on vuonna 1998 perustettu yhtiö, joka huolehtii työntekijöiden ja yrittäjien lakisääteisestä eläketurvasta. Eläke-Fennialla on useita infra-palveluiden toimittajia, joiden valinnasta ja hallinnasta vastaa yhtiön Tietohallinto.

Eläke-Fennialla ei ollut juurikaan kirjallista materiaalia tai prosessikuvausta toimittaja-hallintaprosessista ennen opinnäytetyötoimeksiantoa. Erityisesti Eläke-Fennian ja LähiTapiola Eläkeyhtiön fuusio muodosti tarpeen toimittajahallintaprosessin kuvauksen luomiselle.

Työn rajauksena käytettiin infra-palveluita. Tässä työssä kehitettyjä prosessikaavioita sekä kehittämissuunnitelmaa voidaan käyttää perustana luotaessa prosessikaavioita tai kehittämissuunnitelmia myöhemmin muiden palveluiden toimittajahallintaprosesseille.

Työ toteutettiin yhteistyössä Eläke-Fennian suunnittelupäällikön kanssa, joka kommen-toi kirjallisuuden perusteella luotua alustavaa prosessikuvausta Eläke-Fennian toimittajahallintaprosessin nykytilan pohjalta. Kehittämissuunnitelma laadittiin nykytilaprosessikuvauksen perusteella kirjallisuuskatsauksessa esitettyjä toimittajahallinta- ja prosessinkehittämismalleja apuna käyttäen. Työn lopputuloksena syntyi kirjallinen kuvaus sekä Microsoft Visiolla luotu prosessikaavio Eläke-Fennian nykyisestä toimittajahallintaprosessista. Lisäksi laadittiin monivaiheinen kehittämissuunnitelma, ja kehittämissuunnitelman pohjalta prosessikaavio ja kirjallinen esitys toimittajahallintaprosessin tavoitetilasta.

Prosessikuvaus ja kehittämissuunnitelma laadittiin touko-marraskuussa 2013, jolloin se valmistui sopivasti ennen vuosien 2013 ja 2014 vaihteen fuusiota.

Mutual Insurance Company Pension Fennia is a company established in 1998 that manages the statutory employment pension provision of employees and entrepreneurs. Pension Fennia has many infra service suppliers, the selection and management of which is the responsibility of the company’s Information Management.

Pension Fennia did not have much written material or a process map of the supplier management process before commissioning the thesis. The merger of Pension Fennia and LocalTapiola Mutual Pension Insurance Company at the turn of the years 2013 and 2014, especially, created a need for describing the supplier management process.

The scope of the task was set to be the infra services, the process map and improvement plan of which can be used as a bases when creating process maps or improvement plans for the supplier management processes of the company’s other services.

The thesis was executed in cooperation with Pension Fennia’s planning manager, who, on the basis of Pension Fennia’s current supplier management process, commented on the initial process description that was based on literature. The improvement plan was based on the description of the current process and created with the help of the supplier management and process improvement models introduced in the literature review section. The result of the thesis was a written description and a process flowchart created with Microsoft Visio of the original supplier management process of Pension Fennia. In addition, an improvement plan with multiple stages, and, based on the improvement plan, a process flowchart and a written description of the desired supplier management process were created.

The mapping of the process and the improvement plan were created between May and November of 2013, so that they were finished just in time for the merger.