Sisällönhallintajärjestelmät organisaation toiminnan tukena

Abstract

Työlle alkusysäyksen antoi yrityksen tarve selvittää avoimen lähdekoodin ohjelmien soveltuvuutta sisällönhallintaan. Opinnäytetyön tavoite on valottaa mahdollisuuksia, joita nykyaikainen sisällönhallinta tarjoaa organisaatioille. Työssä selvitetään tiedonhallinnan teoreettinen perusta ja esitellään lyhyesti avoimen lähdekoodin sisällönhallintaohjelma, ”Nuxeo document management system”. Opinnäytteessä kuvataan perinteisen ja yhtenäisen sisällönhallintajärjestelmän piirteet ja vertaillaan niitä keskenään. Edelleen tarkastellaan tiedon hierarkioita, elinkaarta ja metatietoja ja niiden merkitystä sisällönhallinnassa.Perinteisen tiedonhallinnan heikkouksia ovat esimerkiksi saman tiedon moninkertainen tallennus eri tietokantoihin, tiedon kulun ongelmat, tiedon esittämisen moninainen kirjo ja saman tiedon tuotto useaan kertaan. Sisällönhallintaa voidaan parantaa ottamalla käyttöön standardoitu yhtenäinen sisällönhallinta. Sen avulla vältytään osittain edellä kuvatuilta ongelmilta. Ottamalla käyttöön tiedonhallinnan dynaamisia ominaisuuksia voidaan tietosisältöjä profiloida automaattisesti samaan tyyliin, kuten vaikkapa hakukoneyhtiöt tekevät suunnatessaan mainoksia eri kuluttajaryhmille.

A company was nibbling at the open source document management software. That was an incentive for this thesis. The goal of this thesis was to open possibilities offered by modern document management software. In this thesis there is a theoretical background of data management and a short overview of ”Document Management System (DMS) Built on the Nuxeo Platform”, Nuxeo DMS. The thesis illustrates features of both traditional and modern document management and compared them with each other. In addition, this thesis is an examination of the levels of the data’s hierarchy, life cycle and metadata. One way to improve the traditional document management is to put modern features of data management into operation. This means, for example, standardization and dynamic content management. By using dynamic content management it is possible to create for instance individual profiles. The search engine companies use this technology to create individual advertisements for customers.