Moniäänirock musafestari 2013 - Ohjeita seuraaville musiikkitapahtuman järjestäjille

Abstract

Opinnäytetyö pohjautuu Helsingissä keväällä 2013 järjestettyyn Moniäänirock musafestari 2013 -tapahtumaan. Tapahtuma on valtakunnallinen mielenterveyskuntoutujien musiikkifestivaali. Toimeksiantoon kuului tapahtuman järjestäminen ja siitä tiedottaminen. Toimeksianto toteutettiin Sosped säätiölle, joka oli yksi musiikkitapahtuman järjestäjäorganisaatioista, sekä tapahtuman virallisen järjestäjätahon Kukunori ry:n jäsen.

Opinnäytetyössä käydään läpi tapahtumajärjestämisen vaiheet tapahtuman alullepanosta jälkitoimenpiteisiin asti. Tapahtumaa käsitellään työssä projektina, jonka järjestää erillinen projektiorganisaatio. Työssä pyritään tuomaan yksityiskohtaisesti esille niitä asioita, jotka vaikuttavat onnistuneen tapahtuman järjestämiseen suunnittelu- ja toteutusvaiheessa.

Työn teoriaviitekehys on jaettu kahteen osaan, joista ensimmäinen käsittelee tapahtuman järjestämistä ja toinen projektiorganisaation viestintää. Viestintää käsitellään yhteisönäkökulmasta sekä viestinnän suunnittelun, sisäisen ja ulkoisen sekä mediaviestinnän kannalta.

Empiriaa ei ole erotettu erilliseen lukuun, vaan jokaisen teoriaosuuden jälkeen on kerrottu käytännön toteutuksesta vuoden 2013 Moniäänirockissa. Näin lukija voi helposti vertailla teorian ja käytännön toteutumista jo samassa luvussa. Musiikkitapahtuman jälkeen toteutettu palautekysely esitellään opinnäytetyön luvussa neljä.

Opinnäytetyön tavoite oli laatia kattava ohjeistus seuraaville Moniäänirockin järjestäjille niin teorian kuin käytännön esimerkkien kautta. Pohdintaosiossa on pyritty tuomaan esille kehitysehdotuksia seuraaville tapahtuman järjestäjille ja arvioitu tulevien musiikkifestivaalien haasteita. Myös liitteet ovat tärkeä osa opinnäytetyötä ja ne on laadittu jatkokäyttöä varten.

Työhön voi tutustua kuka tahansa tapahtumanjärjestämisestä kiinnostunut, mutta lukijan on hyvä huomioida, että esimerkiksi talousarvio on käyty tässä työssä hyvin pintapuolisesti läpi. Tapahtuma toteutettiin lahjoitusten sekä talkootyön avulla, joten budjettiin ei ollut syytä syventyä.

This Bachelor’s thesis is based on Moniäänirock musafestari 2013, a national music event for people with mental health issues. The music event was held in the spring of 2013 in Helsinki. The assignment was to organize the event and be responsible for its communications. Sosped Foundation, one of the event organizers and a member of the official organizer party Kukunori association, gave the assignment.

The thesis goes through the event project life cycle from the very beginning of brainstorming ideas until the closure of the event. The work tries to elaborate the factors that have an impact on a successful event in the planning process but also in the implementation phase.

The theoretical framework is divided into two sections. The first one discusses event management and the second one the communications of the event organization. The communications are addressed from the points of view of the community, planning internal and external communication and the media.

After every theory section there is a description of the practical implementation of the Moniäänirock musafestari 2013 -event. This way the reader can easily compare the “how you should do it” and “how we did actually do it” -parts in the same chapter. There is also a survey introduced in chapter four.

The goal of this thesis was to compose a comprehensive guide for the next event organizers of Moniäänirock – a guide that would include examples of theory and practice. The last chapter contains deliberation and propositions for the next organizers. Also the appendixes are an important part of the thesis and created for the future usage.

Anybody interested in event management can study this thesis and benefit from it. However the reader should notice that this guide has its deficiencies. For example the budget is discussed briefly because the event was produced with the help of donations and voluntary work.