Ideaalin käyttöohjeen perusteet ja UP-julkaisujärjestelmän käyttöohjeen suunnittelu ja toteutus

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli laatia käyttöohje Staart Oy:n internetsivujen ylläpitoon tarkoitetulle UP-julkaisujärjestelmälle, tutustuen ensin käyttöohjeen laadinnassa huomioitaviin erilaisiin elementteihin sekä niiden vaikutukseen lopullisen kokonai-suuden onnistumiseen. Tavoitteena ohjeen teossa oli sekä julkaisujärjestelmään liittyvän asiakastyytyväisyyden lisääminen, että sen mahdollisiin ongelmatilanteisiin liittyvien asiakaskyselyiden vähentäminen Staart Oy:ssä. Todettiin, että selkeälle käyttöohjeelle on kysyntää – harvemmin julkaisujärjestelmiä käyttävät tietotekniikan ammattilaiset, vaan internetsivujen päivitykset tehdään ns. oman toimen ohella resurssien ollessa rajalliset.

Raportin teoreettisessa osuudessa perehdyttiin tarkemmin ideaalin käyttöohjeen rakenteeseen aloittaen yleisestä tiedosta liittyen tuotteeseen ja sen käyttöohjeeseen, oikeakielisyyden ja visuaalisen selkeyden ollessa yksi tärkeimpiä asioita. Myös typografisia seikkoja käytiin läpi. Käyttäjien näkökulma käyttöohjeiden huonoista ja hyvistä puolista otettiin selville käyttäjätutkimusraportin kautta. Viimeisenä käytiin läpi myös käyttöohjeen testaukseen liittyviä huomioita.

Opinnäytetyön käytännön toteutusosiossa käytiin läpi koko prosessia ideasta toteutukseen soveltaen opittua sekä käyttäen mallina toimivaa olemassaolevaa rakennetta käyttöohjeelle. Havaittiin, ettei prosessi välttämättä etene yhtenevästi suunnitelmien tai mallien mukaan, vaan muokkauksia ja hienosäätöä tehtiin kulloisenkin tarpeen mukaan. Käyttöohjeen testauksesta annettiin suunnitelma, sillä varsinainen testaus sijoittuu keväälle 2014, opinnäytetyöraportin palauttamisen jälkeiseen aikaan.

The task of this thesis was to design a user manual for UP Web Content Management Program for the company Staart Oy, beginning with familiarizing oneself with the different elements relevant to a manual, and how they contribute to the successfulness of the final product. The goal was to increase customer satisfaction with the content management program, as well as to decrease the amount of customer questions the company receives regarding possible problems in using the program. It was evident that there was demand for a simple manual, as the users of the program rarely were IT professionals, but more likely taking care of the updates as a side job outside their main tasks due to lack of resources.

The theoretical section of the thesis report focuses on the structure of an ideal user manual, starting with overall information concerning a product and its manual, with correctness of language and visual clarity being one of the most important issues. Also issues regarding typography were studied. The user perspective on good and bad manual charasteristics was viewed through a user survey report. Finally, also some findings regarding the testing of the manual were inspected.

In the implementation part of the thesis, the whole process was presented from the idea to the actual work, implementing what was learned and using an existing user manual structure as a basis for the manual. It was noticed that the process not neces-sarily followed in line with the plans or the basis model, but that some adjustments and tweaking was needed along the way depending on situation. The testing of the final user manual takes place during Spring 2014, after returning of the thesis report, so only a plan of the testing actions was given at this time.