Manual for the secretary of Graduate School of Finance

Abstract

This thesis is a procedural research and its goal is to create a manual for the secretary of the Graduate School of Finance (GSF). The objective of this study is to create instructions for the secretary’s tasks at GSF. These instructions are to be used both in training a new employee and as an ancillary tool during employment. This thesis consists of two main parts: the theory and process of project and the actual product involved.

Graduate School of Finance is a non-profit educational organization. The secretary’s position at the organization is part-time; therefore there is a high turnover for this position. For this reason, a comprehensive manual is very useful for the organization.

The manual first introduces the organization, its goals and objectives and the position of the secretary. Then it gives instructions for all of a secretary’s tasks and a description of a typical year at GSF. The manual is designed so that it introduces the organization and tasks to a new employee and also gives exact and detailed instructions on each task. For this reason the manual also works as an ancillary tool during the employment.

The theory for this research consists of internal marketing, communication and human resource management. These issues were discussed and studied using literature and academic articles. The author’s own experiences and knowledge relating to secretarial work at GSF were used for creating the final product, i.e., the manual for a GSF secretary.

Tämä tutkimus on toiminnallinen tutkimus, jonka päämääränä on luoda Graduate School of Financen sihteerin työhön opas. Työn tavoitteena on luoda kokonaisvaltaiset ohjeet GSF:n sihteerin tehtävistä. Opasta käytetään perehdytysoppaana uudelle työntekijälle sekä avustavana työvälineenä työsuhteen aikana. Opinnäytetyö koostuu kahdesta pääasiallisesta osasta: teoriasta ja prosessinkuvauksesta ja itse produktista.

Graduate School of Finance on voittoa tavoittelematon koulutusorganisaatio. Sihteerin toimi organisaatiosa on osa-aikainen ja tämän vuoksi sihteeri vaihtuu melko usein. Tästä syystä kattava opas työhön on erittäin hyödyllinen organisaatiolle.

Opas esittelee ensin yrityksen, sen tavoitteet ja päämäärät sekä sihteerin aseman. Seuraavaksi opaassa on esitelty kaikki sihteerin tehtävät sekä ohjeet niiden tekemiseen ja tyypillinen vuosi GSF:llä. Opas on suunniteltu siten, että se ensin esittelee organisaation ja tehtävät uudelle työntekijälle sekä antaa yksityiskohtaiset ohjeet jokaisen tehtävän suorittamiseen. Tästä syystä opas toimii perehdyttämisen ohella myös työvälineenä koko työsuhteen ajan.

Teoria tälle tutkimukselle koostuu sisäisestä markkinoinnista, viestinnästä sekä henkilöstöhallinnasta. Näitä aiheita on käsitelty sekä opiskeltu käyttämällä kirjallisia lähteitä sekä akateemisia artikkeleja. Oppilaan omat kokemukset sekä tieto GSF:n sihteerin tehtävistä ovat olleet pohjana produktin, GSF:n sihteerin oppaan, luomiselle.