Implementation of a Supplier Management reporting tool
Koljonen, Ville (2022)
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202201271753
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202201271753
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää raportointityökalu hankintayksikön käyttöön yrityksessä X. Raportointityökalun tarkoituksena on vähentää sourcing managereiden päivittäistä työtaakkaa. Lisäksi tavoitteena oli, että toimittajien hallinta olisi tehokkaampaa yrityksessä X.
Opinnäytetyö tehtiin yhteistyössä hankintatiimin kanssa ja kirjoittaja haastatteli yritys X:n kategoriapäälliköitä ja sourcing managereita opinnäytetyötä varten. Opinnäytetyön tekemisen aikana kirjoittaja työskenteli myös kahden data-analyytikon kanssa. Kirjoittajan työ oli koordinoida projektia eteenpäin ja data-analyytikoiden tehtäväksi jäi datan visualisointi. Teoreettinen osuus keskittyy toimittajasuhteiden johtamiseen, kategoriajohtamiseen, tietojärjestelmien ja hankinnan työvälineiden käyttöön.
Opinnäytetyön tuloksena saatiin uusi toimittajien raportointityökalu hankintatiimin käyttöön. Raportointityökalun nimi on hyväksyttyjen toimittajien lista. Opinnäytetyön aikana huomattiin, että ERP-järjestelmissä data on osittain väärin kategorisoitu, joka saatiin osittain korjattua. Raportointityökalua tullaan käyttämään toimittajien arvioinnissa, paljonko ollaan tilattu tietyltä toimittajalta, mihin kategoriaan tietty toimittaja kuuluu, ja mille toimittajalle voisi lähettää tarjouspyyntökyselyn. The aim of the thesis is to implement a new reporting tool for the procurement team of Company X. The new reporting tool helps with managing and maintaining the supplier data. The goal of the project is to reduce the daily work load of sourcing managers in Company X and to make supplier management more efficient.
The thesis was conducted in cooperation with the procurement team. The category leads and sourcing managers of the case Company X were interviewed during the project. The author’s task was to coordinate the project. In addition, the visualization of the data were done by two data analyst. The theoretical part of the thesis focuses on supplier management, category management, information systems and procurement tools.
As a result of the thesis, a new reporting called Approved Vendor List (AVL) was developed. Approved Vendor List will be used in evaluating supplier performance, reviewing the amount of purchases from a particular supplier, which category the supplier belongs to and finding potential suppliers for the future. As a conclusion AVL will be useful in supplier management tasks.
Opinnäytetyö tehtiin yhteistyössä hankintatiimin kanssa ja kirjoittaja haastatteli yritys X:n kategoriapäälliköitä ja sourcing managereita opinnäytetyötä varten. Opinnäytetyön tekemisen aikana kirjoittaja työskenteli myös kahden data-analyytikon kanssa. Kirjoittajan työ oli koordinoida projektia eteenpäin ja data-analyytikoiden tehtäväksi jäi datan visualisointi. Teoreettinen osuus keskittyy toimittajasuhteiden johtamiseen, kategoriajohtamiseen, tietojärjestelmien ja hankinnan työvälineiden käyttöön.
Opinnäytetyön tuloksena saatiin uusi toimittajien raportointityökalu hankintatiimin käyttöön. Raportointityökalun nimi on hyväksyttyjen toimittajien lista. Opinnäytetyön aikana huomattiin, että ERP-järjestelmissä data on osittain väärin kategorisoitu, joka saatiin osittain korjattua. Raportointityökalua tullaan käyttämään toimittajien arvioinnissa, paljonko ollaan tilattu tietyltä toimittajalta, mihin kategoriaan tietty toimittaja kuuluu, ja mille toimittajalle voisi lähettää tarjouspyyntökyselyn.
The thesis was conducted in cooperation with the procurement team. The category leads and sourcing managers of the case Company X were interviewed during the project. The author’s task was to coordinate the project. In addition, the visualization of the data were done by two data analyst. The theoretical part of the thesis focuses on supplier management, category management, information systems and procurement tools.
As a result of the thesis, a new reporting called Approved Vendor List (AVL) was developed. Approved Vendor List will be used in evaluating supplier performance, reviewing the amount of purchases from a particular supplier, which category the supplier belongs to and finding potential suppliers for the future. As a conclusion AVL will be useful in supplier management tasks.