Transition to a new online recruitment service : case: Ministry of the Interior

Abstract

The purpose of this thesis is to ascertain the challenges involved in the transition from tradi-tional recruiting to a new online recruitment service. Heli online recruitment service has been created by the State Treasury and is intended for use by government agencies. The service was developed to make the administration of routine matters more effective, to modernize the State recruiting culture, and to increase personnel mobility within the state. It is also part of Finnish productivity and regionalization programs.

The research method used in this study was qualitative. The empirical data was gathered by interviewing four employees of the Ministry of the Interior, between July and October 2009.

The effects of the transition on recruitment efficiency were observed by analyzing them with the help of internal marketing, human resources management and employer image theories. The aim was to discover how this online recruitment service has changed the recruitment process and how this has benefitted the Ministry of the Interior’s image.

The study results indicated that use of this service has significantly changed the recruitment process in the Ministry of the Interior. This service has modernized the recruitment culture and it has helped to promote governmental agencies as a prominent employer. Efficiency has increased, as many tasks can now be done electronically.

The results indicated that there is still room for improvement. In order to develop the Heli service, it is crucial that the State Treasury and various governmental agencies co-operate. It can be stated that once the most critical faults have been corrected and the public is more familiar with the service, its full potential can be reached.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli saada selville haasteet joita siirtyminen perinteisestä rekrytoinnista uuteen online rekrytointijärjestelmään tuo mukanaan. Heli rekrytointijärjestelmä on Valtiokonttorin luoma ja se on tarkoitettu valtion virastoille. Järjestelmän luomisen tarkoi-tuksena oli vähentää hallinnollisiin rutiineihin käytettyä aikaa, modernisoida valtion rekrytoin-tikultturia sekä lisätä henkilöstön liikkuvuutta valtiolla. Järjestelmä on myös osa valtion tuotta-vuus- ja alueellistamisohjelmia.

Työssä käytettiin kvalitatiivista tutkimusmenetelmää. Empiirinen aineisto koottiin haastattele-malla neljää Sisäasiainministeriön työntekijää. Haastattelut tehtiin heinä-lokakuun aikana 2009.

Siirtymisen vaikutuksia rekrytoinnin tehokkuuteen tarkasteltiin analysoimalla tuloksia sisäisen markkinoinnin, henkilöstöhallinnon sekä työnantajakuva teorioiden avulla. Tarkoituksena oli saada selville kuinka sähköinen rekrytointijärjestelmä on muuttanut rekrytointiprosessia ja mitä etuja järjestelmällä on Sisäasiainministeriön työnantajakuvaa ajatellen.

Tutkimus osoitti, että järjestelmän käyttö on merkittävästi muuttanut Sisäasiainministeriön rekrytointiprosessia. Järjestelmä on modernisoinut rekrytointikultturia ja auttanut mainosta-maan valtion virastoja merkittävänä työnantajana. Tehokkuus on lisääntynyt sillä suurin osa tehtävistä voidaan tehdä sähköisesti.

Tulokset osoittivat, että järjestelmään tulee tehdä vielä parannuksia. Jotta Heli järjestelmää voitaisiin kehittää, Valtiokonttorin sekä valtion virastojen tulee tehdä yhteistyötä. Voidaan to-deta, että kun kaikkein kriittisimmät viat saadaan korjattua ja kun yleisö tuntee järjestelmän paremmin, järjestelmän koko potentiaali saadaan käyttöön.