Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen organisaatiossa
Welling, Jyri (2022)
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202201291800
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202201291800
Tiivistelmä
Kiihtyvä teknologinen kehitys muuttaa organisaatioiden toimintatapoja. Yhä useampia työtehtäviä voidaan automatisoida ja automatisaatio koskee fyysisten töiden lisäksi myös toimistotyötä ja asiantuntijatehtäviä. Yksi uusista teknologioista, joilla automaatioita toteutetaan, on ohjelmistorobotiikka. Tämä opinnäytetyö käsittelee ohjelmistorobotiikan hyödyntämistä toimeksiantajayrityksessä. Tavoitteena oli kehittää tapoja, joilla ohjelmistorobotiikkaa hyödynnetään organisaatiossa. Ennen työn aloittamista kirjoitettiin projektisuunnitelma, jossa määriteltiin tutkimuskysymykset, tarkemmat tavoitteet ja aikataulu.
Opinnäytetyössä lähestyttiin tutkimuskysymyksiä toimintatutkimuksen keinoin. Tutkimuksen tarkoituksena ei ollut vain kartoittaa nykytilannetta, vaan muuttaa vallitsevaa asioiden tilaa ja parantaa toimeksiantajan toimintatapoja. Toimeksiantajan toiveesta työn toiminnallinen osuus toteutettiin toimeksiantajan talouspalveluiden osastolla. Tutkimusmenetelminä käytetiin teemahaastattelua ja tiedon keräämistä työpajan avulla.
Teemahaastattelulla ja talouspalveluiden henkilöstölle järjestetyllä työpajalla oli kaksi tavoitetta. Ensinnäkin selvitettiin, mitkä taloushallinnon prosesseista ja työtehtävistä olisi mahdollista automatisoida ohjelmistorobotiikan keinoin. Lisäksi pyrittiin kasvattamaan henkilöstön tietoutta ohjelmistorobotiikasta ja sen tuomista mahdollisuuksista, jotta tulevien automatisointiprojektien suunnittelu ja toteutus helpottuisi.
Tutkimusmenetelmien avulla saatiin kartoitettua taloushallinnon prosesseja, joiden automatisointi olisi mahdollista. Toimeksiantajayrityksen talouspäällikkö valitsi näistä yhden prosessin automatisoitavaksi opinnäytetyön aikana. Automatisointiprojektissa luotiin osittain automatisoitu prosessi, jossa ohjelmistorobotti keventää työtaakkaa, mutta ei poista ihmistyöntekijää prosessista kokonaan.
Työssä luotiin lisäksi kohdeorganisaatiolle sopiva ohjelmistorobotiikan perehdytysmalli, jonka avulla kasvatetaan organisaation henkilöstön osaamista ohjelmistorobotiikkaan liittyen. Perehdytysmalli koostuu organisaation intranetistä löytyvästä perehdytysmateriaalista ja mahdollisuudesta tilata ohjelmistorobotiikkatyöpaja, jossa työntekijät perehdytetään ohjelmistorobotiikkaan ja jossa kartoitetaan mahdollisia automatisoitavia prosesseja. Työpajan jälkeen perehdytykseen osallistuneen osaston henkilöstöstä valitaan ohjelmistorobotiikan yhteyshenkilö, joka osallistuu automatisointiprojektien suunnitteluun ja toteutukseen.
Opinnäytetyössä lähestyttiin tutkimuskysymyksiä toimintatutkimuksen keinoin. Tutkimuksen tarkoituksena ei ollut vain kartoittaa nykytilannetta, vaan muuttaa vallitsevaa asioiden tilaa ja parantaa toimeksiantajan toimintatapoja. Toimeksiantajan toiveesta työn toiminnallinen osuus toteutettiin toimeksiantajan talouspalveluiden osastolla. Tutkimusmenetelminä käytetiin teemahaastattelua ja tiedon keräämistä työpajan avulla.
Teemahaastattelulla ja talouspalveluiden henkilöstölle järjestetyllä työpajalla oli kaksi tavoitetta. Ensinnäkin selvitettiin, mitkä taloushallinnon prosesseista ja työtehtävistä olisi mahdollista automatisoida ohjelmistorobotiikan keinoin. Lisäksi pyrittiin kasvattamaan henkilöstön tietoutta ohjelmistorobotiikasta ja sen tuomista mahdollisuuksista, jotta tulevien automatisointiprojektien suunnittelu ja toteutus helpottuisi.
Tutkimusmenetelmien avulla saatiin kartoitettua taloushallinnon prosesseja, joiden automatisointi olisi mahdollista. Toimeksiantajayrityksen talouspäällikkö valitsi näistä yhden prosessin automatisoitavaksi opinnäytetyön aikana. Automatisointiprojektissa luotiin osittain automatisoitu prosessi, jossa ohjelmistorobotti keventää työtaakkaa, mutta ei poista ihmistyöntekijää prosessista kokonaan.
Työssä luotiin lisäksi kohdeorganisaatiolle sopiva ohjelmistorobotiikan perehdytysmalli, jonka avulla kasvatetaan organisaation henkilöstön osaamista ohjelmistorobotiikkaan liittyen. Perehdytysmalli koostuu organisaation intranetistä löytyvästä perehdytysmateriaalista ja mahdollisuudesta tilata ohjelmistorobotiikkatyöpaja, jossa työntekijät perehdytetään ohjelmistorobotiikkaan ja jossa kartoitetaan mahdollisia automatisoitavia prosesseja. Työpajan jälkeen perehdytykseen osallistuneen osaston henkilöstöstä valitaan ohjelmistorobotiikan yhteyshenkilö, joka osallistuu automatisointiprojektien suunnitteluun ja toteutukseen.