Projektinhallintaohjelman valitseminen pk-yritykselle
Koivunen, Harri (2022)
Koivunen, Harri
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202202022004
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202202022004
Tiivistelmä
Tämä tutkimuksellinen opinnäytetyö käsittelee projektinhallintaohjelman valitsemista pk-yrityksille. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, miten ja minkälaisia projektinhallintaohjelmia pk-yrityksissä käytetään, ja mitkä ovat tärkeimmät hankintaperusteet. Tavoitteena oli niin ikään selvittää projektinhallintaohjelmien tarjoamat hyödyt sekä se, milloin yrityksen tulisi ottaa käyttöön projektinhallintaohjelma.
Projektinhallintaohjelmilla tarkoitetaan tässä tutkielmassa ohjelmia, jotka on suunniteltu varta vasten projektinhallintaan, ja jotka sisältävät erilaisia projektin hallintaa tukevia ominaisuuksia. Projektinhallintaohjelmien ominaisuuksia ja teoriapohjaa käsiteltiin tietopohjassa luomaan pohjaa haastattelujen kautta kertyneelle materiaalille. Opinnäytetyön tietopohja toteutettiin kirjallisuus- ja verkkoaineistokatsauksella. Projektinhallintaa tarkasteltiin kolmesta eri näkökulmasta: projektinhallinta tietoalueina ja prosesseina, projektinhallinta osaamisena ja ominaisuuksina sekä työvälineinä ja dokumentointina.
Haastattelututkimuksen aineisto kerättiin kolmeltatoista (13) pk-yrityksissä toimivalta projektipäälliköltä ja projektiammattilaiselta. Tutkimusmenetelmänä käytettiin puolistrukturoitua haastattelututkimusta.
Haastatteluissa pk-yrityksissä projektinhallintaohjelmia käytettiin tehtävien määritykseen, dokumenttien ylläpitoon, resurssien hallintaan ja työajan seurantaan. Projektinhallintaohjelmien keskeisin hyöty on niiden tarjoama mahdollisuus kokonaisuuksien hallintaan.
Tutkimuksessa nousi esiin, että taulukkolaskentaohjelma Exceliä käytetään laajasti projektihallinnassa, siitäkin huolimatta, että se soveltuu lähinnä vain projektien vuosiseurantaan ja kuukausitasoiseen seuraamiseen. Etenkin suuremmissa yrityksissä, joissa toteutetaan yhtäaikaisesti useampia projekteja ja/tai hankkeista vastaa useampi projektipäällikkö, nähtiin projektinhallintaohjelmien käytöstä saatavan merkittävää hyötyä.
Projektinhallintaohjelmaa valittaessa on tärkeää määritellä hankinnan liiketoiminnallinen tavoite. Hankintaa harkitsevan yrityksen tulee tehdä tarkka esiselvitys tarpeista sekä siitä, minkälaisia ominaisuuksia projektinhallintaohjelmalta edellytetään. Onnistuneen hankinnan ja käyttöönoton varmistamiseksi on etukäteen syytä kartoittaa myös henkilökunnan tekninen osaaminen sekä mahdolliseen käyttöönottokoulutukseen käytössä olevat resurssit.
Projektinhallintaohjelmaa valittaessa tulee kiinnittää huomiota siihen, tuleeko projektinhallintaohjelma projektiryhmän sisäiseen käyttöön, vai halutaanko luoda alusta, joka jaetaan asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden kanssa. Ohjelman valintaan vaikuttavia tekijöitä ovat myös yrityksen käyttämät projektinhallintamenetelmät sekä yrityksen toteuttamien projektien luonne.
Projektinhallintaohjelmilla tarkoitetaan tässä tutkielmassa ohjelmia, jotka on suunniteltu varta vasten projektinhallintaan, ja jotka sisältävät erilaisia projektin hallintaa tukevia ominaisuuksia. Projektinhallintaohjelmien ominaisuuksia ja teoriapohjaa käsiteltiin tietopohjassa luomaan pohjaa haastattelujen kautta kertyneelle materiaalille. Opinnäytetyön tietopohja toteutettiin kirjallisuus- ja verkkoaineistokatsauksella. Projektinhallintaa tarkasteltiin kolmesta eri näkökulmasta: projektinhallinta tietoalueina ja prosesseina, projektinhallinta osaamisena ja ominaisuuksina sekä työvälineinä ja dokumentointina.
Haastattelututkimuksen aineisto kerättiin kolmeltatoista (13) pk-yrityksissä toimivalta projektipäälliköltä ja projektiammattilaiselta. Tutkimusmenetelmänä käytettiin puolistrukturoitua haastattelututkimusta.
Haastatteluissa pk-yrityksissä projektinhallintaohjelmia käytettiin tehtävien määritykseen, dokumenttien ylläpitoon, resurssien hallintaan ja työajan seurantaan. Projektinhallintaohjelmien keskeisin hyöty on niiden tarjoama mahdollisuus kokonaisuuksien hallintaan.
Tutkimuksessa nousi esiin, että taulukkolaskentaohjelma Exceliä käytetään laajasti projektihallinnassa, siitäkin huolimatta, että se soveltuu lähinnä vain projektien vuosiseurantaan ja kuukausitasoiseen seuraamiseen. Etenkin suuremmissa yrityksissä, joissa toteutetaan yhtäaikaisesti useampia projekteja ja/tai hankkeista vastaa useampi projektipäällikkö, nähtiin projektinhallintaohjelmien käytöstä saatavan merkittävää hyötyä.
Projektinhallintaohjelmaa valittaessa on tärkeää määritellä hankinnan liiketoiminnallinen tavoite. Hankintaa harkitsevan yrityksen tulee tehdä tarkka esiselvitys tarpeista sekä siitä, minkälaisia ominaisuuksia projektinhallintaohjelmalta edellytetään. Onnistuneen hankinnan ja käyttöönoton varmistamiseksi on etukäteen syytä kartoittaa myös henkilökunnan tekninen osaaminen sekä mahdolliseen käyttöönottokoulutukseen käytössä olevat resurssit.
Projektinhallintaohjelmaa valittaessa tulee kiinnittää huomiota siihen, tuleeko projektinhallintaohjelma projektiryhmän sisäiseen käyttöön, vai halutaanko luoda alusta, joka jaetaan asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden kanssa. Ohjelman valintaan vaikuttavia tekijöitä ovat myös yrityksen käyttämät projektinhallintamenetelmät sekä yrityksen toteuttamien projektien luonne.