Taloushallinnon digitalisointi ja prosessikuvaukset työohjeineen

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana on kemikaalikuljetuksiin erikoistunut JJ-Kuljetus Oy. Työn tavoitteena oli kuvata uusien järjestelmien käyttöönoton jälkeen syntyneet taloushallinnon prosessit sekä laatia työohjeet helpottamaan uusien työntekijöiden perehdyttämistä tulevaisuudessa. Tämä työ on toiminnallinen opinnäytetyö ja se jakaantuu kahteen osaan. Työn alkupuoli sisältää työn teoreettisen osuuden. Luvusta 4 alkaa työn empiirinen osuus, jossa käsitellään JJ-Kuljetus Oy:n sähköiseen taloushallintoon siirtymistä sekä tämän siirtymän aikana ja sen jälkeen syntyneitä taloushallinnon prosesseja tarkemmin. Opinnäytetyön lopputuloksena syntyivät prosessikuvaukset tärkeimmistä taloushallinnon prosesseista sekä uudelleen rakennettu työnjako yrityksen ja tilitoimiston välille. Opinnäytetyön lopputuloksena syntyivät myös yksityiskohtaiset power point- työohjeet eri taloushallinnon prosesseille. Tietoa opinnäytetyön toiminnalliseen osuuteen keräsin haastattelemalla JJ-Kuljetus Oy:n omistajia sekä yrityksen käyttämän tilitoimiston yhteyshenkilöitä. Tarkastelin työn eri vaiheiden aikana myös omia työtapojani yrityksen taloushallinnon työntekijänä. Työn lopputulosten tarkoitus on selkeyttää yrityksen eri prosesseja sekä tuoda työkaluja taloushallinnon toimintojen kehittämiselle jatkossakin. Prosessikuvaukset oli tärkeätä luoda tässä vaiheessa, jotta kehitystyötä jatkossa voidaan tehdä järjestelmällisesti näiden tämän työn tuloksena syntyneiden materiaalien pohjalta.

Avainsanat Sähköinen taloushallinto, prosessit, taloushallinnon prosessit, prosessijohtaminen

Sivut 37 sivua ja liitteitä 13 sivua

This Bachelor´s thesis was commisioned by JJ-Kuljetus Oy, a transport company specialized in liquid chemicals transports. The aim for this thesis was to create proper process descriptions and written work instructions in order to make the introduction of new employees more constructive and to prepare the company for the acquisition of ISO 9001 standard in the near future. This thesis consists of two main parts. The first part of the thesis consists of the theoretical base of the work and the empiric part of the work starts from chapter 4. The theoretical part of this thesis covers the general descriptions of process management and the descriptions of selected financial administration processes. This thesis is a functional thesis and the empiric part of the work was carried out mainly by interviewing of company´s management and accountants. JJ-Kuljetus Oy had already implemented the digital financial management system, when this thesis project started. During this project it was essential to also assess the implementation project itself for company´s own needs. As an end result of this thesis, the company has now process descriptions and named project owners in financial department. Detailed work instructions were created for all the base tasks of the financial department. With these materials the company can start developing their processes further towards the targets set during this thesis project. In addition to the material for internal use, an updated division of tasks between JJ-Kuljetus Oy and the accounting company was also created.

Keywords process management, digital financial management, process descriptions Pages 37 pages and appendices 13 pages