Opas matka- ja kululaskujen tekoon : Case Ensto Oy

Abstract

Matkalaskuja tehdään Ensto konsernissa noin 4 000 kappaletta vuodessa, joten niiden tekemisellä, tarkastuksella ja hyväksynnällä on iso työllistävä vaikutus. Opinnäytetyön tekijä on työssään huomannut, että matka- ja kululaskuissa on paljon virheitä. Kirjanpitäjänä hänen tehtäviinsä kuuluu tarkistaa laskujen oikeellisuus sekä verotuksen että konsernin matkustussääntöjen näkökulmasta. Opinnäytetyön tavoitteena oli luoda selkeä opas lähinnä verotuksen näkökulmasta, joka auttaa liikematkustajia tekemään matka- ja kululaskunsa oikein. Samasta oppaasta myös esimiehet ja toiset kirjanpitäjät voivat tarkistaa, kuinka matka- ja kululaskujen kulut tulisi käsitellä.

Opinnäytetyö luotiin produktina eli toiminnallisena työnä toimeksiantona Ensto kon-sernille. Toimeksiantajan pyynnöstä opinnäytetyön tuotos ei ole julkinen.

Ennen produktin luomista on kirjoittaja pohtinut kirjoittamisen eri vaiheita. Tämän tarkoituksena oli helpottaa oppaan kirjoittamista sekä luoda puitteet hyvälle oppaalle.

Tuloksena syntyi opas matka- ja kululaskujen laatimiseen sekä kaksi kappaletta lyhyitä ohjeistuksia, jotka on mahdollista kiinnittää esimerkiksi ilmoitustaululle. Opas ja ohjeis-tukset ovat opinnäytetyön liitteenä.

Some 4,000 travel and expense claims are made in the Ensto corporation every year. The process of making, checking and accepting travel and expense claims cause quite a lot of work. The author of the thesis has noticed how many mistakes there are in these invoices. As an accountant she checks that travel claims have been correctly made in accordance with tax authority and corporation policy rules. The purpose of this thesis was to create a clear guide for how to make travel and cost claims in the right way from the taxation aspect. This guide is a tool for both superiors and other accountants when they check how expense claims should be handled.

The thesis was conducted as a functional study commissioned by the Ensto corporation. The thesis is confidential at the commissioner's request.

Before creating the guide, the author consulted literary sources to learn how to write effective guides, and to find out what kind of stages there were in this kind of writing process.

The result of this thesis is a guide for handling travel and expense claims and two short written instructions which can be set for example on the notice board. The guide and the instructions are attached in the thesis appendices.