Rekrytointiprosessin kehittäminen julkisella sektorilla palvelumuotoilun keinoin

Abstract

Organisaation työvoimaan liittyvät muutokset ja syklit ovat nopeutuneet ja työpaikkoja sekä syntyy että häviää aiempaa nopeammin. Muutosvoimat vaikuttavat työn kysyntään ja työtehtäviin ja siten vaikeuttavat osaamis- ja työtarpeiden ennakointia. Opinnäytetyön toimeksiantaja on HUS eli Helsingin Yliopistollinen sairaala. HUSin rekrytointiprosessissa keskeisimmät haasteet ovat rekrytointitapojen eroavaisuudet, hakijamäärien lasku sekä korkeat rekrytointikustannukset.

Opinnäytetyössä rekrytointia kehitettiin hyödyntämällä palvelumuotoilun menetelmiä. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää HUSin Yhtymähallinnon rekrytoivia esihenkilöitä palveleva rekrytointimalli, joka toimii myös rekrytoijan ja HR:n työkaluna. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää HUSin rekrytointiprosessia palvelumuotoilun keinoin. Opinnäytetyön tavoitteena oli myös selvittää millaisia rekrytoivat esihenkilöt ovat sekä millaisia haasteita ja tuen tarpeita heillä on rekrytointiin liittyen.

Rekrytoinnin nykytilaa ja esihenkilöiden tuen tarpeita ja rekrytointiin liittyviä haasteita selvitettiin kyselyn, muotoiluluotaimen, haastatteluiden ja yhteiskehittämisen työpajassa. Tutkimusaineisto analysoitiin käyttämällä aineistolähtöistä sisällönanalyysia ja teemoittelua. Tulokset kiteytettiin esihenkilön rekrytointipoluksi sekä esihenkilöprofiileiksi. Yhteiskehittämisen työpajoissa kehitettiin rekrytointimallia. Rekrytointimalli kuvattiin Service Blueprintinä, käyttäjäskenaarioina ja palvelukarttana.

Opinnäytetyön tulosten perusteella esihenkilöitä palveleva rekrytointimalli ottaa huomioon esihenkilöiden vaihtelevat palvelutarpeet. Mallissa on sekä yhteneväisyyksiä että eroavaisuuksia palvelutarpeiden välillä. Palvelutarpeissa ilmeneviä yhtäläisyyksiä ovat: hakuilmoituksen teko tai siinä avustaminen ja ilmoituksen julkaisu sekä haun sulkeminen. Esihenkilöt kokevat rekrytoinnissa tärkeäksi työnhakijan prosessin huomioimisen, oikean osaajan löytämisen sekä hakuilmoituksen vaikuttavuuden. Esihenkilöiden kokemat haasteet liittyvät järjestelmän käyttöön ja osaajien löytämiseen. Palvelumuotoilulla saadaan erityistä arvoa kehittämiseen henkilöiden osallistamisen ja sitouttamisen kautta. Opinnäytetyössä pystyttiin luomaan malli, jossa on otettu huomioon koko rekrytointiprosessi ja sen kompleksisuus sekä vaiheiden moninaisuus.