EU-rahoitteisen projektin raportoinnin erityispiirteet

Abstract

Julkisella sektorilla projektit ja niiden toteuttamiseksi saatu ulkoinen rahoitus ovat keskeisessä asemassa tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminnan (TKI) toteuttamisessa. Rahoitusta saaneet organisaatiot sitoutuvat toteuttamaan projektin tavoitteet ja raportoimaan sekä tutkimustulokset että projektille aiheutuneet menot sääntöjen mukaisesti. Projektien raportointivaatimukset vaih-televat rahoittavan tahon mukaan.

Turun ammattikorkeakoulun tavoitteena on lisätä ulkoisen rahoituksen määrää TKI-toimintaa lisäämällä. Tämän vuoksi tarvitaan osaamista, jotta voidaan varmistaa projektien raportointi ajallaan ja annettujen ohjeiden mukaisesti. EU-rahoitusta saaneiden projektien raportointipro-sessit ovat raskaita ja aikaa vieviä. Hankkeen sisällöllisen toteutuksen ohella kustannusten ra-portointi on erittäin tärkeässä asemassa.

Tässä työssä tarkastellaan yritysten raportointia, joka perustuu kansalliseen lainsäädäntöön ja yrityksen sisäisiin tarpeisiin sekä EU-tukea saaneen projektin raportoinnin erityispiireisiin. Lähdemateriaalina on käytetty taloushallinnon alan ammattikirjallisuutta sekä EU-rahoitukseen liittyvää sähköistä lähdetietoa. Tilintarkastus liittyy olennaisesti sekä yritysten lakisääteisten raporttien että tukea saaneiden hankkeiden menojen tarkastukseen. Case-esimerkkien avulla kuvataan kahden EU-tukea saaneen projektin raportointi- ja tilintarkastusprosesseja. Esimerkkien osalta työ pohjautuu sekä omaan kokemukseeni projektiraportoinnista ja tilintarkastuksesta että raportointimateriaaleihin, -ohjeisiin ja henkilöhaastatteluihin.

Sääntöjenmukaisella toiminnalla, järjestelmällisyydellä, toteutusaikaisella tositeaineiston keräämisellä ja hyvää raportointitapaa noudattamalla varmistetaan EU-tukea saaneen hankkeen raportoinnin ja tilintarkastuksen onnistuminen. Sujuvan raportoinnin mahdollistamiseksi tuen saajan tulee organisoida toimintansa ja valvoa sisäisillä prosesseilla raportoinnin toimivuutta.

The role of project funding is important in the research and development work in the public sector. The organizations that receive funding for their projects have to report the research results as well as the incurred costs according to the rules. The demands of reporting vary according to the financier.

The aim of Turku University of Applied Sciences is to increase external funding by increasing research and development work. Know-how is needed to ensure timely reporting according to the given rules. The reporting processes of the projects that have received funding from the EU are laborious and time consuming. The reporting of the incurred costs is equally important as reporting the substance and outcomes of the project.

The present bachelor’s thesis discusses the company reporting that is based on national legislation, internal needs and special characteristics of an EU funded project. Literature on financial management and electronic material on EU funding have been used as source material. Financial auditing is an important part of the inspection of the statutory reporting and eligibility of the reported project costs. Two EU funded projects are used as case examples and their reporting and auditing processes are described. The data are based on the author’s personal experience of project reporting and auditing as well as on reporting materials, -instructions and interviews.

To succeed in the reporting of an EU funded project one has to follow the regulations, be organized, collect documentation during the implementation and follow good reporting practices. To ensure smooth reporting the beneficiary has to operate systematically and control the viability of the reporting by establishing appropriate internal processes.