Kehittämisehdotuksia sihteerien toimenkuviin sosiaali- ja terveysministeriön sosiaali- ja terveyspalveluosastolla
Mäkitalo, Jenni (2014)
Mäkitalo, Jenni
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu
2014
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201402282741
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201402282741
Tiivistelmä
Opinnäytetyö tarkastelee sihteerin työn tulevaisuudennäkymiä, uudistuksia operatiivisessa työskentelyssä sosiaali- ja terveysministeriössä sekä ministeriön erään osaston sihteerien työn nykytilaa. Opinnäytetyön tavoitteena on selvittää, miten esimiehet, esittelijät ja sihteerit näkevät osaston sihteerien roolin ministeriötyöskentelyssä nyt ja miten nämä tahot toivoisivat tämän roolin kehittyvän.
Taloudellinen tilanne ja säästöpaineet asettavat valtioneuvostollekin paineita uudistua ja kehittää toimintatapojaan. Virkamiesten keski-ikä on korkea ja lähivuosina eläkkeelle siirtyvien määrä on suuri, mikä tuo muiden haasteiden lisäksi myös tarpeita tarkastella ministeriön imagoa nuorten silmissä potentiaalisena työnantajana. Muutokset toimistotyössä ja työnteon tavoissa tulevaisuudessa tullevat vaikuttamaan myös ministeriössä työskentelevän avustavan henkilökunnan rooliin ja työarkeen.
Näkökulmana opinnäytetyössä ovat tulevaisuustutkimukset sihteerien ja assistenttien työstä sekä käynnissä olevat hankkeet valtioneuvoston ja sosiaali- ja terveysministeriön työskentelyn uudistamiseksi. Tutkimus toteutettiin kesällä 2013 teemahaastattelujen ja lomakekyselyn avulla yhdistäen kvalitatiivista ja kvantitatiivista tutkimusotetta.
Sihteerityöhön ollaan osastolla pääasiassa tyytyväisiä, mutta palvelujen saatavuudessa on ollut jonkin verran tyytymättömyyttä. Ongelmia työskentelyssä ovat muun muassa kiire, jatkuva muutos, volyymin puute ja tiedonkulun haasteet. Perinteisiä sihteerien tehtäviä arvostetaan, mutta myös toiveita haasteellisempien tehtävien lisääntymisestä esitetään. Mahdollisia osaston ja koko ministeriön tasolla keskitettäviä tehtäviä tulee tutkimuksessa esiin useita.
Ehdotukset sihteerityön kehittämiseksi koskevat esimerkiksi sihteerien keskinäisen johtamisen, verkostoitumisen ja projektisuunnittelun lisäämistä, sihteerien vastuuttamista prosessi- ja ohjelmisto-ohjeiden laadintaan sekä yhteistyötä oppilaitosten kanssa.
Taloudellinen tilanne ja säästöpaineet asettavat valtioneuvostollekin paineita uudistua ja kehittää toimintatapojaan. Virkamiesten keski-ikä on korkea ja lähivuosina eläkkeelle siirtyvien määrä on suuri, mikä tuo muiden haasteiden lisäksi myös tarpeita tarkastella ministeriön imagoa nuorten silmissä potentiaalisena työnantajana. Muutokset toimistotyössä ja työnteon tavoissa tulevaisuudessa tullevat vaikuttamaan myös ministeriössä työskentelevän avustavan henkilökunnan rooliin ja työarkeen.
Näkökulmana opinnäytetyössä ovat tulevaisuustutkimukset sihteerien ja assistenttien työstä sekä käynnissä olevat hankkeet valtioneuvoston ja sosiaali- ja terveysministeriön työskentelyn uudistamiseksi. Tutkimus toteutettiin kesällä 2013 teemahaastattelujen ja lomakekyselyn avulla yhdistäen kvalitatiivista ja kvantitatiivista tutkimusotetta.
Sihteerityöhön ollaan osastolla pääasiassa tyytyväisiä, mutta palvelujen saatavuudessa on ollut jonkin verran tyytymättömyyttä. Ongelmia työskentelyssä ovat muun muassa kiire, jatkuva muutos, volyymin puute ja tiedonkulun haasteet. Perinteisiä sihteerien tehtäviä arvostetaan, mutta myös toiveita haasteellisempien tehtävien lisääntymisestä esitetään. Mahdollisia osaston ja koko ministeriön tasolla keskitettäviä tehtäviä tulee tutkimuksessa esiin useita.
Ehdotukset sihteerityön kehittämiseksi koskevat esimerkiksi sihteerien keskinäisen johtamisen, verkostoitumisen ja projektisuunnittelun lisäämistä, sihteerien vastuuttamista prosessi- ja ohjelmisto-ohjeiden laadintaan sekä yhteistyötä oppilaitosten kanssa.