Messuohjeistuksen laatiminen Mauste-Sallinen Oy:lle

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli laatia tiivis messuohjeistus, sillä työn toimeksiantaja käy näytteilleasettajana messuilla useita kertoja vuodessa, mutta selvää messuohjeistusta ei ole koskaan laadittu. Työ on toteutettu tutkimuksellisen kehittämistyön periaatteiden mukaisesti ja kokonaisuus muodostuu raportista sekä tuotoksesta. Työelämälähtöisessä prosessissa toisena osapuolena toiminut Mauste-Sallinen Oy toimii mausteiden ja elintarvikeraaka-aineiden tuonnin, valmistuksen, pakkauksen sekä myynnin parissa.

Päätavoitteena oli messuohjeistuksen laatiminen Gastro Helsinki –messuille. Tapahtuma on Suomen suurin Horeca-alan ammattitapahtuma,joka kerää näytteilleasettajia ja vieraita useasta eri maasta.Taka-ajatuksena oli kuitenkin, että Mauste-Sallinen Oy pystyy hyödyntämään syntynyttä messuohjeistusta myös tulevilla muilla messuilla.

Työn teoreettinen viitekehys rakentuu tapahtumamarkkinoinnin eri osa-alueista, joita käsitellään Ennakkosuunnittelu-, Messuosallistuminen- ja Jälkiseuranta-pääluvuissa. Opinnäytetyössä hyödynnettiin alalta löytyvää kirjallisuutta ja julkaisuja, monipuolisia nettisivuja, konsultatiivisia haastatteluja, benchmarkingia, tilasto- ja tutkimustietoa sekä omia ja muiden yrityksessä työskentelevien ihmisten kokemuksia messujärjestelyistä. Näiden tietojen perusteella laadittiin opinnäytetyöprosessin tuotos, messuohjeistus Gastro Helsinki –messuille.

Opinnäytetyöprosessin aikana todettiin, että messujen järjestämiseen liittyvän suuren tietomäärän supistaminen toimivaksi kokonaisuudeksi osoittautui suurimmaksi haasteeksi. Valmistunut messuohjeistus kuitenkin sisältää tiiviissä muodossa ohjeistuksen niin messujen suunnitteluun, messuilla tapahtuvaan toimintaan kuin myös messujen jälkihoitoon liittyviin asioihin. Tuotoksen tärkein ominaisuus toimeksiantavalle yritykselle oli sen hyödynnettävyys omaan toimintaan, eikä niinkään ulkoasu, sillä ohjeistus tulee vain yrityksen sisäiseen käyttöön.

The main purpose of this thesis was to create a compact trade fair guide to be used in multiple trade fair occasions the client company attends as an exhibitor. There have not been any specific guidelines to follow earlier. This thesis was carried out by following the development methods designed for working life and the result is divided into two parts, the report about the findings and the actual guide for the exhibitor. The client company is Mauste-Sallinen Oy which operates in the spice and foodstuff material industry importing, manufacturing, packaging and selling the goods.

The main goal was to create a trade fair guide to the Gastro Helsinki trade fair event. This fair is the biggest event among the Horeca-sector in Finland gathering exhibitors and visitors from multiple countries. The trade fair guide was created so that Mauste-Sallinen Oy could also use it during other trade fairs in the future.

The theory part consists of various sectors of event marketing which will be discussed in the main chapters of the thesis starting from the issues before the trade fair moving to the actual participation and finally to the post-show activities. Sources from the particular industry were easily found and different kind of literature, publications, diverse websites, consultative interviews, statistics and research material were used. The experiences of the author of this thesis and the client company’s employees were also taken into account. With the help of all this information the guide to the Gastro Helsinki trade fair was created.

The critical point during the thesis process was to figure out how to cut down the massive amount of information and compile it together. The final outcome was nonetheless a compact package of the most important information providing new tips to the client company. The most valued feature of the guide was however its usability in Mauste-Sallinen’s own operations. The actual appearance was not significant because the guide was created only to be used by the company’s own personnel.