Sähköisen ostolaskuprosessin tehostaminen Dieta Oy:ssä

Abstract

Opinnäyte on toteutettu toimeksiantona Dieta Oy:lle. Tutkimuksen tavoitteena oli sel-vittää, miten yrityksen sähköistä ostolaskuprosessia voidaan tehostaa. Tutkimuksessa kartoitettiin sähköisen ostolaskujen käsittelyn ongelmakohdat vertailemalla sitä paperi-seen ostolaskuprosessiin. Ongelmakohtien löydyttyä annettiin kehittämisehdotuksia sähköisen ostolaskuprosessin automatisoinnin mahdollistamiseksi. Tutkimus on rajattu käsittelemään Festumin käyttäjien kokemuksia ohjelman toimivuudesta.

Tutkimus tehtiin käyttäen kvalitatiivista menetelmää. Ostolaskuprosessin tehostumista sähköiseen ostolaskujen käsittelyyn siirtymisen jälkeen ja siinä esiintyviä ongelmakohtia selvitettiin kahden teemahaastattelun ja Webropol-kyselyn avulla. Teemahaastattelut ja Webropol-kysely toteutettiin marraskuussa 2013.

Tutkimuksen perusteella ostolaskuprosessi on tehostunut yrityksessä, mutta siinä on vielä paljon kehitettävää. Tärkeimpänä kehityskohteena on saada ostotilausnumero las-kuille, jotta Festum pystyy täsmäyttämään laskut ostotilaukselle. Sähköisen ostolaskujen käsittelyn parantamiseksi Festumin ja Lemonsoftin välistä tiedonsiirtoa tulee kehittää, jotta tieto siirtyy samanlaisena ohjelmasta toiseen. Skannauspalvelussa tapahtuvat vir-heet heikentävät sähköistä ostolaskuprosessia, koska puuttuvat laskun tiedot joudutaan lisäämään Festumiin manuaalisesti.

Sähköisen ostolaskujen käsittelyn yleistyminen yrityksissä tehostaa sähköistä ostolasku-prosessia. Verkkolaskujen lähettäminen vähentää skannauspalvelussa esiintyviä virheitä. Mitä enemmän yritykset sähköistävät taloushallintoaan, sitä tehokkaampaa sähköinen ostolaskujen käsittely on.

The study was made as an assignment for Dieta Ltd. The objective of the thesis was to clarify how Dieta Ltd’s electronic invoice process can be made more efficient. The survey charts the electronic invoice process problem areas by comparing it to the paper invoice process. When the problem areas have been found, the proposals for development of the electronic invoice process are given to make the automation possible. The thesis is limited to Festum users’ perspective on the program’s effectiveness.

The study was carried out by using qualitative methods. Two theme interviews and a Webropol-survey were conducted to study the purchase invoice process efficiency after the transition to electronic process and occurring problems of the program. The theme interviews and the Webropol-survey were carried out in November 2013.

Based on the research process of the purchase invoice, the electronic invoice process has become more efficient, but there is still a lot of room for improvement. The most important development target is to get a purchase order number added to the invoices. The data transfer between Festum and Lemonsoft needs to be developed in order to increase the reliability of the automation. Scanning errors in the Service weaken the e-invoice process, when the missing invoice information has to be added by hand.

When the electronic invoice process becomes more popular, it will enhance the process. Errors in the Scanning Service will reduce when companies send more e-invoices. The more companies start using electronic accounting, the more efficient the electronic invoice process will be.