Digitaalisen taloushallinto-ohjelmiston valintaprosessi - Case: Etelän Kirjanpitotalo Oy

Abstract

Taloushallinnon sähköistyminen on mahdollistanut uudenlaisen työnjaon tilitoimiston ja asiakasyrityksen välillä. Sovellusvuokrauksen avulla tilitoimistot voivat tarjota asiakkailleen mahdollisuuden hoitaa itse suuremman osa kirjanpitoprosessistaan, ja näin vaikuttaa kirjanpitolaskunsa suuruuteen. Toisaalta tämä asetelma asettaa haasteita tilitoimistoille, miten laskuttaa asiakkaitaan.

Opinnäytetyön tavoitteena on löytää saatavilla olevista sovellusvuokrausvaihtoehdoista mahdollisimman hyvin toimeksiantajan vaatimuksia vastaava digitaalinen taloushallinto-ohjelmisto, jonka avulla tilitoimisto voi tarjota asiakasyrityksilleen täysin paperitonta kirjanpitoa ja mahdollisuuden kirjanpitoprosessien tehostamiseen. Ohjelmistohankinnan kannattavuutta arvioidaan herkkyysanalyysin avulla. Toimeksiantaja voi käyttää herkkyysanalyysiä apuna myös hinnoitellessaan digitaalisen taloushallinnon palveluja asiakkailleen.

Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Helsingissä toimivalle tilitoimisto Etelän Kirjanpitotalo Oy:lle. Opinnäytetyö toteutettiin produktityyppisenä kehittämishankkeena pääosin vuoden 2013 kesän ja talven aikana. Opinnäytetyön viitekehys koostuu sähköisen taloushallinnon ja ohjelmiston hankintaprosessin teoriasta. Empiirisessä osuudessa esitellään ensin produktisuunnitelma, johon kuuluu toimeksiantajayrityksen ja sen toimialan sekä produktin aikataulun esittely. Tämän jälkeen raportissa käydään läpi produktin toteutus, jossa esitellään, miten ohjelmiston valintaprosessi toteutettiin toimeksiantajalle ja herkkyysanalyysin tulokset.

Digitaalinen taloushallinto-ohjelmisto on toimeksiantajatilitoimistolle välttämättömyysinvestointi, joka tarjoaa myös uusia ansaintamahdollisuuksia. Tulevaisuudessa kirjanpitäjän rooli on todennäköisesti paljon nykyistä monimuotoisempi tilitoimistojen tarjotessa asiakkailleen perinteisen kirjanpitotyön lisäksi myös asiantuntijapalveluita, kuten konsultointi- ja talousjohtajapalvelua. Toimeksiantaja oli tyytyväinen tehtyyn ohjelmistovaihtoehtojen kartoitukseen ja tekee lopullisen päätöksen ohjelmistovalinnasta tätä työtä apuna käyttäen.

The transition to e-accounting has made a new kind of relationship between accounting firms and their clients possible. Through a service provider’s application, accounting firms are able to offer their clients the possibility to handle a larger share of their bookkeeping processes on their own, and therefore influence their accounting costs. This however, creates a challenge for the accounting firm; how to bill clients?

The goal of the thesis is to compare different service provider’s application software and identify which digital financial management software is the best fit for the case company. It aims to illustrate how the case company can offer completely paperless bookkeeping for their clients, as well as provide an opportunity to increase the efficiency of their bookkeeping processes. A sensitivity analysis has been carried out to evaluate the profitability of purchasing the software. Additionally, the analysis can be used in pricing digital financial services for the clients.

The thesis is product-oriented, made for a case company, the accounting firm Etelän Kirjanpitotalo Oy. The thesis was carried out during the summer and winter of 2013. The framework of the thesis consists of e-accounting and software acquisition pro-cess theory. The empirical part of the thesis presents the product plan comprising of the introduction to the firm itself, its business sector and a product schedule. Finally, the report gives an overview of the implementation of the product including the sensitivity report, and explains how the software selection process was accomplished.

Digital financial management software is an inevitable investment for the case company. Additionally, it also provides new opportunities for income generation. In the future, the bookkeeper's role is likely to be much more multifaceted; accounting firms must offer expertise and additional services such as consultancy and financial director services to their clients. The product of the thesis meets the case company´s expectations: the company is satisfied with the comparison of the software options and will exploit the findings of the report in making their final decision regarding the choice of software.