Ajanhallinta projektin suunnittelussa : Markkinointitoimisto OFRD Oy

Abstract

Markkinointitoimisto OFRD Oy tarjoaa myynninedistämis-, promootio- ja tapahtumamarkkinointipalveluja ympäri Suomea. Yritys harjoittaa liiketoimintaansa projektiluontoisesti. OFRD:n projektit ovat hyvin erilaisia ja kestoiltaan vaihtelevia, mutta yritys kaipaa yhtenäistä linjaa projektinhallinnalle ja työkaluja ajanhallintaan.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli koota syitä, miksi projektit usein myöhästyvät ja mitkä asiat auttavat aikataulussa pysymiseen. Tavoitteena on antaa markkinointitoimisto OFRD:lle sekä lukijalle ehdotuksia, miten projektinhallintaa ja erityisesti ajanhallintaa voisi tehostaa.

Projektin suunnitteluosuus on tärkeä osa projektin onnistumista. Liian hätiköiden tehty projektisuunnitelma voi aiheuttaa projektin myöhästymisen. Työkaluja aikataulussa pysymiseen on esimerkiksi hyvä ja kattava projektisuunnitelma, projektin valvonta ja työvaiheiden ositus Gantt-kaavion sekä kriittisen polun avulla. Muita projektin onnistumiseen vaikuttavia tekijöitä ovat projektiin liittyvät riskit ja niiden huomioiminen, viestintä, projektiohjelmistot sekä projektipäällikkö.

Jokainen projekti on aina erilainen, mutta projektinhallintaan voidaan kehittää yleiset toimintatavat ja yhtenäinen projektisuunnitelmapohja. Opinnäytetyön liitteenä on markkinointitoimisto OFRD:lle suunnattu projektisuunnitelmapohja, jonka tavoitteena on selkeyttää ja nopeuttaa yrityksen projektien suunnitteluvaiheita. Opinnäytetyössä on myös kerrottu konkreettisia ideoita, miten yritys voi parantaa mahdollisuuksiaan toteuttaa projektit suunnitellussa aikataulussa.

The marketing agency OFRD Ltd offers sales promotion and event marketing services around Finland. The company’s operations are organized as projects. OFRD’s projects differ greatly from each other and vary in duration but the company needs a uniform system for project management and tools for time management.

The aim of this thesis was to gather together reasons why projects are often late and to identify factors which help projects to stay on schedule. On the basis of these findings, proposals were made to OFRD and other readers on how to make project management and especially time management more efficient.

Project planning is an important factor in the success of a project. A plan which is made too hastily can lead to delays in the project’s schedule. Tools for keeping projects on schedule are, for example, a proper project plan, a Gantt chart showing the critical path, for monitoring the project and work breakdown. Other things that affect the success of a project are risks and the way in which risks are factored into the plan, communication issues, project software and the project leaders.

Every project is unique but you can have a common policy for project management and a uniform project plan framework. Attached to the thesis is a project plan frame for OFRD which goal is to make the company’s project planning clearer and faster. The thesis also includes concrete ideas for how the company can improve their chances of carrying out projects according to the planned schedule.