Selvitys SharePoint Server -pohjaisen portaalin sopivuudesta Puolustushallinnon palvelukeskuksen ja sen asiakkaiden välisessä tiedonsiirrossa sekä dokumentoinnissa ja ryhmätyöskentelyssä (yhteiset projektit)

Abstract

Puolustushallinnon palvelukeskus tuottaa asiakasvirastoilleen henkilöstö- ja taloushallinnon palveluja. Puolustushallinnon palvelukeskuksessa pyritään valtion IT-strategian mukaisesti kehittämään sähköisiä asiointipalveluja ja luopumaan paperisten asiakirjojen ja tulosteiden käytöstä. Palvelukeskuksella ei ole tällä hetkellä asiakirjahallinnan ja projektinhallinnan sovelluksia.

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, sopiiko Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) -palvelintuote asiakasvirastojen ja palvelukeskuksen väliseen tiedonsiirtoon, palvelukeskuksen asiakirjojen dokumentinhallintaan sekä hanke- ja projektinhallintaa. Selvityksessä otettiin huomioon myös valtion henkilö- ja taloushallinnon palvelukeskusten yhdistämishanke ja sen asettamat tietojärjestelmän laajennettavuusvaatimukset.

Selvitystyö toteutettiin palvelukeskuksen MOSS-hankkeen alaprojektissa 7.11.2008 - 13.2.2009 välisenä aikana.

Selvitystyö tehtiin suurimmalta osalta kirjallisen materiaalin perusteella. Käyttäjävaatimuksia kerättiin työryhmäpajoissa, joihin osallistui asiakkaan ja palvelukeskuksen asiantuntijoita.

Toimeksiantajalle luovutettiin projektin päättökokouksen yhteydessä katselmoitu selvitystyömateriaali,joka sisälsi vaatimusmäärittelykuvaston ja vertailun, sivustosuunnitelman sekä koulutusmateriaalisuunnitelman. Materiaalia tullaan käyttämään hyväksi palvelukeskuksen MOSS-hankkeessa tapahtuvassa jatkotyössä, jossa päätetään, mitkä tietojärjestelmät otetaan käyttöön tulevassa valtion yhteisessä palvelukeskuksessa.

The purpose of this thesis was to study Microsoft Office SharePoint Service (MOSS) technology and find out its usability for document management, data transfer and project management in the Service Centre of the Defence Administration.

The study was carried out in a project by collecting systematically background material and by listing the requirements in two workshops. As a result of this project, a preliminary report, a comparison, a design to the customized SharePoint web sites, and material for end user training were created.

The study showed that it is possible to build the extranet web sites by Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) and the system fits well in the document management, data transfer and project management of Service Centre of the Defence Administration.

The study concludes that the topology services provided by Windows SharePoint Services enable to configure extranet sites and build customized solutions for the organization. It is very important that, at the same time, the organization would standardize its processes.