Sähköisen taloushallinto-ohjelman valinta Tili Vuorenpää Oy:lle

Abstract

Sähköinen taloushallinto ja sen prosessit ovat yleistyneet yritysmaailmassa. Enää ei tarvitse olla suuri yritys hyödyntääkseen sähköistä taloushallintoa. Tietotekniikkaa hyödynnetään jo nyt paljon yritystoiminnassa. Tilitoimistoilla on oma roolinsa sähköisen taloushallinnon käytön lisääntymisessä. Sähköinen taloushallinto tuo uusia mahdollisuuksia tilitoimistoille. Tilitoimistojen rooli muuttuu sähköisen taloushallinnon myötä enemmän alansa asiantuntijaksi, kuin vain tietojen kirjaajaksi.

Työn tavoitteena oli selvittää mitä sähköinen taloushallinto pitää sisällään tilitoimiston näkökulmasta. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa tilitoimiston hoitamaan tehokkaammin asiakkaidensa taloushallinnon, jolloin tilitoimistolla jää enemmän aikaa asiakkaidensa neuvontaan ja muihin asiantuntijuutta vaativiin asioihin. Aikaa vievät rutiinityöt vähenevät, kun tilitoimisto ja sen asiakkaat hyödyntävät sähköisen taloushallinnon prosesseja.

Työssä käytiin läpi sähköisen taloushallinnon osa-alueita ja miten ne eroavat perinteisestä taloushallinnosta. Sähköinen taloushallinnon kulmakivi on verkkolaskut ja miten verkkolaskuja voidaan hyödyntää yrityksen myynti- ja ostolaskuissa. Lisäksi työssä käytiin läpi kirjanpitoon, palkanlaskentaan, viranomaisilmoituksiin, raportointiin ja arkistointiin liittyviä säännöksiä ja eroavaisuuksia sähköisen ja perinteisen taloushallinnon näkökulmasta.

Työn tarkoituksena oli löytää toimeksiantajayritykselle Tili Vuorenpää Oy:lle sähköi-nen taloushallinto-ohjelma, joka sopii tilitoimiston tuleviin tarpeisiin. Tili Vuorenpää Oy on vuonna 2012 perustettu tilitoimisto, jossa yhdistettiin kaksi tilitoimistoa. Yhdistymisen ansiosta tilitoimistolla on paremmat mahdollisuudet tarjota asiakkailleen monipuolisia palveluita. Työssä vertailtiin kolmea taloushallinto-ohjelmaa Henixiä, Procountoria ja Visma Fivaldia. Lopulta päädyttiin suosittelemaan Tili Vuorenpää Oy:lle Visma Fivaldin sähköistä taloushallinto-ohjelmaa, ohjelman selainpohjaisen järjestelmän ja muokattavuuden takia.

Electronic financial administration and its processes have become common in the business world. Information technologies are nowadays commonly used in business, and firms do not need to be big to benefit from electronic financial administration. Accounting firms have played an important role in increasing the use of electronic financial administration. Electronic financial administration also brings new possibilities to accounting firms. Through the use of electronic financial administration, the role of the accounting firm changes from a simple recorder of information to an expert in its own field.

The objective of this thesis work was to find out what electronic financial administra-tion consists of from the accounting firm’s perspective. Electronic financial administration gives accounting firms the possibility to take care of their customers’ financial administration more effectively. Time-consuming routine work decreases as accounting firms and their customers exploit electronic financial administration processes. As a result, accounting firms have more time to do demanding work that requires expertise, such as advising their customers.

This thesis goes through the various aspects of electronic financial administration and explains how they differ from the traditional kind. The cornerstone of electronic financial administration is the e-invoice; the thesis explains how e-invoices can be exploited in the firm’s sales and purchasing invoices. The thesis also deals with regulations concerning accounting, calculation of wages, official notification, reporting and filing, and looks at the differences in the regulations for traditional and electronic financial administration.

The company that commissioned this thesis is Tili Vuorenpää Oy, an accounting firm established in 2012 as the result of a merger of two existing accounting firms. The merger has enabled the firm to provide diverse services to its customers. A specific aim of the thesis was to find an electronic financial administration program for Tili Vuorenpää Oy that would suit the firm’s upcoming challenges. In the thesis, three financial admin-istration programs are compared: Henix, Procountor and Visma Fivaldi. The conclusion was to recommend the Visma Fivaldi program to the firm, because of its browser-based software and its flexibility.