Laskutusprosessin kehittäminen Pretax Pori Oy:ssä

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena oli selvittää mahdollisuutta kehittää tilitoimiston laskutusta prosessin osalta nykyistä selkeämmäksi ja nopeammaksi. Työn tavoitteena oli tutkia eri vaihtoehtoja ja löytää paras vaihtoehto laskutusprosessin muuttamiseksi. Työssä tutkimuksen kohteena ja toimeksiantajana on tilitoimisto Pretax Pori Oy, jossa laskutusprosessin muutostutkimus oli tarpeen sekavan ja hitaan prosessin vuoksi.

Työn teoriaosuudessa käsiteltiin prosessin kehittämisen haasteita ja sen eri osia. Pääasiassa teoriaosuudessa käytiin läpi, mitä vaaditaan onnistuneeseen prosessin muutokseen ja mitä ongelmia saattaa tulla vastaan.

Tutkimusmenetelmänä työssä käytettiin kvalitatiivista tutkimusta. Tutkimusaineisto kerättiin henkilökunnalta, joka vastasi kyselylomakkeeseen laskutuksesta. Tutkimustuloksien perusteella valikoitui prosessin kehittämisen vaihtoehdoiksi yksi laskuttaja, uudet ohjeet koulutuksineen ja uusi ohjelma laskutuksen tueksi. Lisäksi vaihtoehtona oli jatkaa nykyisellä toimintamallilla.

Valittuja vaihtoehtoja vertailtiin SWOT-analyysillä, jotta paras vaihtoehto pystyttiin arvioimaan mahdollisimman tarkoin. Parhaaksi vaihtoehdoksi valikoitui laskutusprosessin muutos, jossa laskutuksen hoitaa yksi laskuttaja alusta loppuun ilman laskutuksen tarkastusvaiheita. Valittu vaihtoehto sai laskutuksessa mukana olevien esimiesten hyväksynnän pilotointia varten.

Prosessin muutos päätettiin pilotoida ensin pienellä osalla henkilökuntaa. Pilotoinnilla huomattiin prosessin muutoksen toteuttamiskelpoisuus ja se, millaisia resursseja muutos vaatii yritykseltä. Pilotoinnin pohjalta pystyttiin listaamaan prosessin muutoksen sekä onnistumiset että epäonnistumiset. Lopputulos pilotoinnista oli se, että muutosta ei kannata toteuttaa. Uusi prosessi vaatii korjauksia, jotta se voidaan ottaa käyttöön koko henkilökunnan osalta. Tämän vuoksi päätettiin toistaiseksi jatkaa nykyisellä prosessimallilla. Yrityksellä on tulevaisuudessa mahdollisuus käyttää pilotoinnin tuloksia kehittäessään laskutusprosessiaan.

The topic of this thesis was to find out opportunities to develop processes of invoicing easier and faster at the accounting company. The target of this thesis was investigated different options and find out the best option to change invoicing process. The subject of the research is Pretax Pori Oy, where research of invoicing process was needed due to the confusing and slow processes.

The theory part of this thesis was concerned on challenges of the process development and different parts of it. Mainly the theory part was about what is needed to change the process successfully and what kind of problems may come up.

This thesis was implemented as a qualitative survey. The material for the survey was collected from personnel who answered to questionnaire about invoicing. Based on the research results there were found three different amendments and also an option where the change is not implemented yet but the process will continue in the current method. Those three amendments were one person who takes care of invoicing, new invoicing software and new instructions with training.

The chosen options were compared with SWOT-analyze to evaluate the best option in the most accurate way. The best option was to change of invoicing process where one person would take care of invoicing. The chosen option was given permission from the superiors for the piloting.

The change of the process was decided to pilot at first in small group. By means of piloting was noticed, is the change of process realizable and what kind of resources it will require from the company. With the help of piloting we were able to list the successes and failures of the change of process. The result of piloting was that the change would not be worth it. The new process needs some improvements so it could be in use of all the personnel. Therefore was decided to continue current way of working. The result of the research is that Pretax is able to develop their invoicing process in the future.