Kehittämisehdotuksia Hämeen työ- ja elinkeinotoimiston organisaatiomuutokseen

Abstract

Valtionhallintoa uudistetaan voimakkaasti kaikilla hallinnonaloilla. Valtion velkaantuminen, hidastunut talouskasvu sekä väestön ikääntyminen edellyttävät tehokasta julkista sektoria. Suosittuja tehostamiskeinoja ovat erilaiset organisaatiouudistukset ja palvelujen siirtäminen enenevässä määrin verkko- ja puhelinpalveluun. Valtionhallinnon muutokset ovat ulkoa johdettuja. Päätös muutoksesta ja sen tarpeellisuudesta tehdään hallinnon ylemmällä tasolla ja muutoksen kohteena olevan organisaation tehtäväksi jää käytännön toteutus.

Opinnäytetyön tavoitteena oli muutosprosessin läpiviennin kehittäminen Hämeen työ- ja elinkeinotoimistossa (Hämeen TE-toimisto) ja tarkoituksena oli tuottaa siihen kehittämisehdotuksia. Kehittämistehtävä oli tapaustutkimus, jossa tiedonkeruumenetelmänä käytettiin teemahaastattelua. Opinnäytetyöhön haastateltiin Hämeen TE-toimistosta yhdeksää henkilöä organisaation eri tasoilta, palvelulinjoilta ja toimipaikoista. Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys pohjautui organisaatiomuutosta, muutosjohtamista, muutosviestintää ja työhyvinvointia käsittelevään kirjallisuuteen.

Organisaatiomuutosten onnistumisessa keskeistä on hyvä valmistelu koko muutosprosessin ajan. Kehittämisehdotuksina esitettiin, että tulevissa muutoksissa on tarpeen tehdä paikallinen ”rautalankaversio”, johon kirjataan TE-toimiston näkökulmasta muutoksen tavoite, välitavoitteet ja niiden aikataulu. Samalla määritellään vastuuhenkilöt ja sovitaan viestinnästä. Muutoksen läpiviennistä vastaamaan kannattaa valita projektipäällikkö, joka vastaa koko projektista aina käynnistämisestä sen lopettamiseen saakka.

Opinnäytetyössä osoitettiin hyvän valmistelun merkitys myös päätöksenteossa. Kehittämisehdotuksena esitettiin palavereissa käsiteltävien asioiden perusteellisempaa valmistelua. Asiat valmistellaan etukäteen siten, että jo esityslistaan pystytään kirjaamaan päätösehdotus. Pääperiaatteena on, että valmistelemattomia asioita ei käsitellä palavereissa. Paremmalla valmistelulla palaverien määrä vähenee, toiminta tehostuu ja päätöksenteko nopeutuu.

Public administration reform is strong in all branches of administration. The effective public sector is needed because of an increase in government debt, a slower economic growth and the aging of the population. Typical methods to improve the efficiency are, on one hand, different organizational reforms and, on the other hand, offering public services increasingly by telephone and online. Public administration changes are managed from outside. The decision about the change and the necessity of it is made on a higher level and the target organization is responsible for the realization.

The purpose of this thesis was to develop the process of change in Häme Employment and Economic Development Office (Häme TE-Office) by producing development suggestions for it. The thesis was a case study and the data was collected by thematic interviews. Nine persons from Häme TE-Office were interviewed. They represented different levels of the organization, different service lines and different posts. The theoretical framework was based on the literature of organizational change, management of change, communication of changes and the well-being at work.

A good preparation during the whole process of change is an essential factor in a successful organizational change. As for development, it was suggested that, in future changes, it is important to make a blueprint for change including the aim of the change, the milestones and the schedule from the TE-Office´s own point of view. At the same time it is important to nominate persons in change and agree on communication. It is important to appoint a project manager who is responsible for the whole project.

The thesis proved the importance of good preparation in decision making. A development idea was proposed that the issues to be discussed in a meeting must be well prepared. Good preparation makes it possible to already introduce the proposal for a decision on the agenda. The main principle is that only matters prepared in advance can be dealt with in meetings. By better preparation, the numbers of meetings decreases, the meetings are more efficient and the decision making is accelerated.