Liiketoimintatiedon hallinnan mahdollisuudet oppilaitosympäristössä

Abstract

Opinnäytetyössä tutkittiin liiketoimintatiedon hallinnan mahdollisuuksia oppilaitosympäristössä. Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Äänekosken ammatillisen koulutuksen kuntayhtymä. Oppilaitoksen oppilashallintojärjestelmien tietokantoihin tallennettua tietoa hyödynnetään erilaisissa raporteissa ja tilastoissa. Tämän lisäksi tieto toimii päätöksenteon tukena. Liiketoimintatiedon hallintaa ei hyödynnetä julkishallinnon organisaatioissa edelleenkään paljon, vaikka tietojärjestelmät tarjoavat mahdollisuuksia johtamisen ja toiminnan tukemiseen.

Tutkimuksen tarkoitus oli selvittää tiedon keruun, analysoinnin ja raportoinnin erilaisia mahdollisuuksia. Lisäksi tutkimuksen tavoitteena oli selvittää oppilaitoksen opintohallinnon raportoinnin nykytilanne. Samalla pyrittiin kartoittamaan sekä raportoinnin tietotarpeet että kehittämistarpeet. Tutkimus aloitettiin perehtymällä kirjallisuuteen ja tutkimuksiin. Tutkimusaineiston keräämisen tutkimusmenetelmänä käytettiin sekä haastattelua että havainnointia. Tutkimusta varten haastateltiin suunnittelusihteeriä ja neljää koulutusjohtajaa. Havainnointia käytettiin täydentävänä tiedonkeruumenetelmänä.

Tutkimuksessa kävi ilmi, että nykyinen raportointi sisälsi paljon manuaalista työtä. Tutkimuksen perusteella oppilashallintojärjestelmää ei hyödynnetty koko sen tarjoamassa laajuudessa. Tutkimustulosten mukaan syinä tähän olivat oppilaitoksen eri yksiköissä käytetyt erilaiset toimintatavat sekä sen seurauksena tietokantoihin tallentunut puutteellinen tai virheellinen tieto. Haastatteluista kävi ilmi, että toiveita ja tarpeita tiedon keruun, analysoinnin ja raportoinnin kehittämiseksi oli olemassa. Tehdyn tutkimuksen perusteella, raportointiin toivottiin selkeyttä ja helppokäyttöisyyttä, joka lisäisi omatoimisuutta. Tutkimustulosten pohjalta laadittiin kehitysehdotus. Jatkotutkimuksena voisi selvittää, miten selkeät toimintaperiaatteet voitaisiin luoda ja kuinka ne pystyttäisiin toteuttamaan.

The objective of this thesis was to research the opportunities of business intelligence in a school environment. The thesis was assigned by Äänekoski Federation of Municipalities for Vocational Education. The information recorded in the database of the student management system used by the learning institution is utilized in reports and statistics. In addition, the information is used in assistance of decision-making. Business intelligence is seldom used in the organizations of public administration, even though information systems offer opportunities to support management and organizational operations.

The objective was to research the different possibilities of gathering, analysing and reporting of information. Furthermore, the aim was to determine the current status of the reporting procedures in the education administration of the learning institution. Additionally the demands for the results and for further improvement of the reporting were surveyed. The research was started by familiarizing with relevant literature and studies. The research data was gathered by interview and observation. The interviewees consisted of a planning secretary and four directors of education. Observation was used as a complementary method for gathering information.

The research showed that the current reporting procedures included multiple steps requiring manual work. Based on the interviews the conclusion was drawn that the student management system was not utilized to its full potential. The results of the research indicated that the reason for this was the incomplete or incorrect information recorded in the database, resulting from the differing procedures in the education units of the learning institution. The interviews revealed the demands and desires for improvement in gathering, analysing and reporting information. According to the survey more clarity and better usability were required in the reporting procedures to speed up the process. A development proposal was formed based upon the research results. Creating a clear policy and its implementation can be carried out as a follow-up research.