Kokous ryhmän työrukkasena : Keskiössä kokoustyöskentely eräässä ammattikorkeakoulussa

Abstract

Opinnäytetyön kohteena olevassa organisaatiossa, eräässä suomalaisessa ammattikorkeakoulussa, työryhmien kokouskäytänteisiin haluttiin parannusta. Ammattikorkeakoulujen taloudellinen tilanne on kiristynyt ja henkilöstön resurssit ovat pienentyneet. Työryhmätyöskentely ja kokoukset sitovat paljon työaikaa.

Opinnäytetyön tutkimusongelma oli tutkia, kuinka kehittämisryhmien kokoukset tukevat ryhmille asetettuja tavoitteita. Lähemmin tarkasteltiin puheenjohtajien toimintaa ja kokousmuistioiden mer-kitystä ryhmien tavoitteiden ilmentäjänä. Kokoukset saivat merkityksensä osana ammattikorkea-koulun kulttuuria ja työryhmätyöskentelyä. Tutkimusaineiston muodostivat kokoushavainnointiaineisto ja kokousmuistiot. Opinnäytetyön tutkimusstrateginen lähestymistapa oli tapaustutkimus.

Tutkimustulosten mukaan puheenjohtajan rooli kehittämisryhmien tavoitteiden saavuttamisessa oli merkittävä. Merkityksellistä oli, mitä asioita kokouksissa käsiteltiin ja miten kokousaikataulu rytmittyi organisaation vuosikiertoon. Lisäksi tärkeää oli, miten puheenjohtaja osallisti työryhmän jäsenet kokousprosessin eri vaiheissa. Kokouksen tehokkuus kasvoi, kun vuorovaikutus ja dialogi kokouksessa lisääntyivät. Kokousmuistioita tarkastelemalla ei selvinnyt, minkälaisia tehtäviä ja tavoitteita kehittämisryhmien viestinnälle oli asetettu. Kokousmuistiot olivat muodoltaan ja informaatioltaan eri ryhmissä erilaisia.

Kokouskulttuuri oli vahvasti sidoksissa tutkittavan organisaation kulttuuriin. Kokousten muuttaminen on hyökkäys organisaation pysyvimpien osien kimppuun. Kokouskulttuurin muuttaminen voi lähteä yhdestä ihmisestä, mutta onnistumiseen tarvitaan koko yhteisö.

The object of study – one Finnish University of Applied Sciences – was in need of improvements in their meeting practices. The economic situation of the university has tightened, and less money has been allocated on human resources. A considerable part of the precious working time is nowadays spent on various kinds of meetings.

The study focused on the problem of how the development groups are able to support their target-ed objectives. The chairs’ activities were under close scrutiny as well as the significance of memos as reflectors of the group objectives. Meetings became part of the expressions of the culture of universities of applied sciences and teamwork. The research material consist of records of observa-tions taken down in meetings and of the memos. The thesis was carried out as a case study.

According to the results of the study, the chair’s role in attaining the objectives of the various de-velopment groups was significant. It was of relevance which matters were discussed and how the meeting timetables were adjusted to the organization’s annual circle. Apart from these findings, the team members’ inclusion in various phases of the meeting process turned out to be vital. Meetings became more effective with active interaction and dialogue.

When examining the memos it could not be detected what kinds of tasks and objectives were set to the communication in the development groups. The memos were many and had varied forms and information levels.

The meeting culture was strongly tied to the examined organizational culture. Changes in the meet-ing practices were seen as an attack on the most permanent parts of the organization. Changes in the meeting culture can start off from an individual, but for them to be successful, the whole com-munity’s input is needed.