Selvitys raportoinnin automatisoinnista osavuosikatsausprosessissa
Liimatainen, Tiina (2022)
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202203213774
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202203213774
Tiivistelmä
Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli laatia selvitys toimeksiantajalle raportoinnin automatisoinnista. Tarkoituksena oli selvittää, miten saadaan automatisoitua osavuosikatsausprosessi, jossa talouden luvut siirretään lähdejärjestelmistä julkaistaville raporteille.
Opinnäytetyö koostuu teoriaosuudesta ja työn toiminnallisesta osuudesta. Tietoperusta käsittelee prosesseja ja niiden tunnistamista, kuvaamista ja kehittämistä. Lisäksi perehdytään älykkääseen taloushallintoon ja automatisaatioon. Tietoperustassa käsitellään myös konsernin määrittelyä IFRS:n mukaan sekä konserniraportointia, pörssiyhtiön säännöllistä tiedonantovelvollisuutta ja ESEF-raportointia. Opinnäytetyö on rajattu koskemaan osavuosikatsausta. Toiminnallinen osuus muodostuu nykytilan kartoituksesta prosessikuvauksen ja -analyysin avulla sekä tavoitetilan kuvauksesta. Lisäksi empiirisessä osuudessa tehdään kahdesta ohjelmistosta vertailu. Ohjelmisto muodostui yhdeksi ratkaisumahdollisuudeksi tavoitetilaan pääsemiseksi.
Toiminnallinen osuus lähti liikkeelle prosessin nykytilan kartoituksella ja kehityskohteiden tunnistamisella. Kehityskohteeksi tunnistettiin prosessissa oleva suuri määrä manuaalista kopiointia lähde- ja kohdeaineistojen välillä. Manuaalinen kopioiminen lisää virheiden mahdollisuutta ja vie paljon työntekijöiden työaikaa arvoa tuottavammasta työstä. Lisäksi kopioitu tieto täytyy täsmäyttää toiseen tietolähteeseen, jotta vältytään mahdollisilta virheiltä. Nykytilassa prosessin havaittiin olevan virhealtis ja tehoton. Prosessissa siirtyvää tietoa siirretään ja sitä käsitellään monissa eri järjestelmissä, mikä vaikeuttaa prosessin tilanteen hahmottamista.
Prosessin tavoitetilassa talouden luvut siirtyvät automaation avulla oikeille paikoilleen julkaistaviin raportteihin. Tavoitetilassa jää pois suuri määrä manuaalista lukujen kopiointia ja tarkastamista sekä erilaisten tiedostojen muodostamista. Tavoitetilassa prosessi on tehokas, selkeä, yksinkertainen, ja prosessiin käytetty työmäärä vähenee. Prosessin tilannekuvan hahmottaminen helpottuu, kun tieto siirtyy prosessissa lähdejärjestelmistä suoraan julkaistaville raporteille. Yhdeksi ratkaisumahdollisuudeksi tavoitetilaan pääsemiseksi muodostui uusi ohjelmisto, joka toisi uutta potentiaalia prosessin kehittämiseksi. Pohdintaosuudessa tuodaan esiin myös muita ratkaisumahdollisuuksia, kuten ohjelmistorobotiikka, tekoäly tai nykyisten työkalujen käytön tehostaminen.
Opinnäytetyön toiminnallisen osuuden tiedonkeruu tapahtui toimeksiantajayrityksessä ja ohjelmistoyritysten esittelytilaisuuksissa. Tietoa on kerätty työntekijöiltä käyttämällä menetelmänä avointa haastattelua ja teemahaastattelua. Lisäksi on käytetty opinnäytetyön tekijän työsuhteen aikana kertynyttä tietoutta ja havaintoja työntekijöiden työskentelystä. Opinnäytetyön liitteenä on nykytilan ja tavoitetilan prosessikuvaukset ja toimintotaulukot. Opinnäytetyö on toteutettu syksyllä 2021.
Opinnäytetyö koostuu teoriaosuudesta ja työn toiminnallisesta osuudesta. Tietoperusta käsittelee prosesseja ja niiden tunnistamista, kuvaamista ja kehittämistä. Lisäksi perehdytään älykkääseen taloushallintoon ja automatisaatioon. Tietoperustassa käsitellään myös konsernin määrittelyä IFRS:n mukaan sekä konserniraportointia, pörssiyhtiön säännöllistä tiedonantovelvollisuutta ja ESEF-raportointia. Opinnäytetyö on rajattu koskemaan osavuosikatsausta. Toiminnallinen osuus muodostuu nykytilan kartoituksesta prosessikuvauksen ja -analyysin avulla sekä tavoitetilan kuvauksesta. Lisäksi empiirisessä osuudessa tehdään kahdesta ohjelmistosta vertailu. Ohjelmisto muodostui yhdeksi ratkaisumahdollisuudeksi tavoitetilaan pääsemiseksi.
Toiminnallinen osuus lähti liikkeelle prosessin nykytilan kartoituksella ja kehityskohteiden tunnistamisella. Kehityskohteeksi tunnistettiin prosessissa oleva suuri määrä manuaalista kopiointia lähde- ja kohdeaineistojen välillä. Manuaalinen kopioiminen lisää virheiden mahdollisuutta ja vie paljon työntekijöiden työaikaa arvoa tuottavammasta työstä. Lisäksi kopioitu tieto täytyy täsmäyttää toiseen tietolähteeseen, jotta vältytään mahdollisilta virheiltä. Nykytilassa prosessin havaittiin olevan virhealtis ja tehoton. Prosessissa siirtyvää tietoa siirretään ja sitä käsitellään monissa eri järjestelmissä, mikä vaikeuttaa prosessin tilanteen hahmottamista.
Prosessin tavoitetilassa talouden luvut siirtyvät automaation avulla oikeille paikoilleen julkaistaviin raportteihin. Tavoitetilassa jää pois suuri määrä manuaalista lukujen kopiointia ja tarkastamista sekä erilaisten tiedostojen muodostamista. Tavoitetilassa prosessi on tehokas, selkeä, yksinkertainen, ja prosessiin käytetty työmäärä vähenee. Prosessin tilannekuvan hahmottaminen helpottuu, kun tieto siirtyy prosessissa lähdejärjestelmistä suoraan julkaistaville raporteille. Yhdeksi ratkaisumahdollisuudeksi tavoitetilaan pääsemiseksi muodostui uusi ohjelmisto, joka toisi uutta potentiaalia prosessin kehittämiseksi. Pohdintaosuudessa tuodaan esiin myös muita ratkaisumahdollisuuksia, kuten ohjelmistorobotiikka, tekoäly tai nykyisten työkalujen käytön tehostaminen.
Opinnäytetyön toiminnallisen osuuden tiedonkeruu tapahtui toimeksiantajayrityksessä ja ohjelmistoyritysten esittelytilaisuuksissa. Tietoa on kerätty työntekijöiltä käyttämällä menetelmänä avointa haastattelua ja teemahaastattelua. Lisäksi on käytetty opinnäytetyön tekijän työsuhteen aikana kertynyttä tietoutta ja havaintoja työntekijöiden työskentelystä. Opinnäytetyön liitteenä on nykytilan ja tavoitetilan prosessikuvaukset ja toimintotaulukot. Opinnäytetyö on toteutettu syksyllä 2021.