Kirjanpitojärjestelmän perehdytysopas VTP Oy:ssä

Abstract

Kirjanpitojärjestelmän omaksuminen on keskeisessä roolissa uuden kirjanpitäjän aloittaessa työtään. Opinnäytetyön toimeksiantaja on VTP Oy, joka hoitaa noin tuhannen K-ryhmässä toimivan vähittäiskaupan kirjanpitoa. Opinnäytetyön tavoitteena oli helpottaa toimeksiantajayrityksen uuden työntekijän perehtymistä SAP-pohjaisen kirjanpitojärjestelmän perustoimintoihin yritysasiakkaan kuukausiprosessin näkökulmasta.

Opinnäytetyön menetelmä oli tuotokseen painottuva ja sen tarkoituksena oli tehdä kirjanpitojärjestelmän perehdytysopas VTP:lle. Yrityksen intranet sisälsi useita erillisiä ohjeita ohjelman käyttöön liittyen ja tarkoituksena oli koota näitä yhteen, päivittää sekä tehdä uusia ohjeita puuttuviin kuukausiprosessin kohtiin.

Opinnäytetyön teoriaosassa käytiin ensin läpi perehdytyksen tavoitteita ja merkitystä, lainsäädäntöä ja perehdytysprosessia. Kolmannessa luvussa käsiteltiin kirjanpidon perusteita, lainsäädäntöä sekä yleisiä periaatteita. Neljännessä luvussa tarkasteltiin taloushallinnon järjestelmien perusteita sekä toimeksiantajan kirjanpitojärjestelmää ja kirjanpidon käytännön toteutusta.

Opinnäytetyön tuotoksena laadittiin uusien kirjanpitäjien käyttöön opas, jossa on käsitelty VTP:n kirjanpito-ohjelman perusperiaatteita ja kuukausiprosessin suorittamisen kannalta tärkeitä vaiheita järjestelmän näkökulmasta. Opas sisältää 36 sivua. Jatkossa opasta voisi laajentaa kattavammaksi esimerkiksi erilaisten poikkeustilanteiden havaitsemisen ja selvittämisen suhteen. Perehdytysopas on tarkoitettu yrityksen sisäiseen käyttöön ja näin ollen sitä ei ole sisällytetty työn julkiseen versioon.

It is crucial for a new accountant to adopt the accounting system at the beginning of his/her carrier in a new workplace. This thesis was commissioned by an accounting company, VTP Oy, which conducts accounting for thousand retail companies in the K Group. The purpose was to create a guidebook for new employees to get acquainted with the basics of SAP OneFico accounting system in VTP. The aim was to collect and update VTP’s OneFico instructions for different phases of monthly processes into one document and create new instructions for new employees.

The theoretical part dealt with introduction of new employees and the basics law and legislations of accounting and concluded with information about the grounding of an accounting system and praxis in VTP.

The output of this thesis was a 36-page-guidebook for new accountants in VTP. It is about the principles of SAP OneFico, and it deals with the basic accounting monthly processes in VTP. The guidebook is a confidential document and it is not attached to the public version of the thesis.