Hoitajien kokemuksia Apotti-järjestelmän tuomista muutoksista kirjaamiseen mielialahäiriöosastoilla

Abstract

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä Apotti otettiin käyttöön Helsingin kaupungin terveyspalveluissa keväällä 2021. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää hoitajien kokemuksia kirjaamisesta ja sen muutoksista siirryttäessä käyttämään Apotti -järjestelmää. Opinnäytteen tutkimuskysymyksinä olivat miten hoitajat kokivat rakenteisen kirjaamisen ennen Apotti-järjestelmän käyttöönottoa, miten hoitajat odottivat järjestelmän muuttavan kirjaamista, miten hoitajat kokivat kirjaamisen muuttuneen uuden järjestelmän käyttöönoton jälkeen ja minkälaisia kokemuksia hoitajilla oli Apotti-järjestelmään siirtymisestä. Tavoitteena oli tuottaa tietoa hoitajien kokemuksista siirryttäessä uuden järjestelmän käyttöön.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena, jonka aineisto kerättiin teemamuotoisilla ryhmähaastatteluilla. Haastattelut toteutettiin ennen järjestelmän käyttöönoton ja sen jälkeen. Ensimmäisissä haastatteluissa mukana oli seitsemän hoitajaa ja jälkimmäisissä haastatteluissa kahdeksan hoitajaa kolmelta eri mielialahäiriöosastolta. Aineisto analysoitiin aineistolähtöisellä sisällönanalyysillä.

Tulosten mukaan ennen uuden järjestelmän käyttöönottoa kirjaamisessa koettiin haasteita hoitajien kirjatessa erilaisin tavoin, kirjaamisia jouduttiin tarkentamaan ja kirjaamisen laatua ei koettu hyväksi. Tiedon hyötykäytössä koettiin ongelmia, eikä hoitotyön kirjauksia luettu riittävästi. Uudelta järjestelmältä odotettiin helppokäyttöisyyttä ja nykyaikaisuutta sekä kirjaamisen helpottumista ja nopeutumista.

Tulosten mukaan kirjaaminen oli järjestelmän käyttöönoton jälkeen osin helpottunut, mutta hoitajat kokivat runsaasti erilaisia haasteita kirjaamisen rakenteisuuden vähenemisenä, kirjaamisen sekavuutena ja kirjaamisen riittämättömyytenä. Järjestelmän koettiin olevan sekava ja monimutkainen. Kirjauskäytänteiden koettiin muuttuneen. Uuteen järjestelmään siirtymisen koettiin sujuneen kuitenkin odotuksiin nähden hyvin.

Tulosten perusteella kirjaamista voisi kehittää muodostamalla yhteisesti sovittuja kirjauskäytäntöjä ja järjestelmän yhdenmukaista käyttöä ja kirjaamista tuettaisiin. Koulutuksia voisi kehittää parantamalla verkkokursseja, lisäämällä harjoittelua ja luomalla selkeät ohjeet järjestelmän käytölle työntekijöiden tarpeita kuunnellen.

Apotti is an electronic social and health care record that was taken into use in Helsinki health care services in the spring 2021. The purpose was to study nurses’ experiences of changes in nursing documentation when changing to the Apotti system. The aim was to produce knowledge of development of documentation when changing electronic health record systems.

The study was qualitative, and the data were collected through focused themed group interviews where seven nurses were interviewed before and eight after its introduction. The data were analyzed by using inductive content analysis.

The results show that before changing systems narrative nursing documentations were challenging to read and it wasn’t read by all professionals. Quality of documentation was not sufficient and needed clarifying. At some level the new system eased documentation, but plenty of difficulties still occurred. Nurses experienced that new system, against expectations, did not speed up or ease documentation.

According to the results development and education proposals were established to create common documentation practices and manuals in addition to support of management towards improving documentation. Education should be focused on improving online courses, increasing time in practice, and by creating manuals with nursing experience included.