Tiedonhallinta infrahankkeessa

Abstract

Tiedonhallinta on keskeinen tekijä infrahankkeiden onnistumisessa. Hankkeilta syntyy suuri määrä aineistoa ja dokumentteja, jotka on jäsenneltävä ja säilytettävä asianmukaisella tavalla. Tiedon on oltava helposti löydettävissä ja jatkohyödynnettävissä. Tiedonhallinta on monen tekijän summa, jolloin siinä on myös omat haasteensa. Työ on toteutettu Väyläviraston toimeksiannosta, ja koskee yleisesti infrahankkeita.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli nimetä yleisimmät tiedonhallinnassa esiintyvät haasteet, sekä toimenpiteitä haasteiden ratkaisemiseksi. Työhön hankittiin aineistoa alan ohjeista, sekä alan ammattilaisille järjestettävistä kyselystä ja haastatteluista. Näiden tietojen pohjalta pystyttiin nimeämään suurimmiksi koetut haasteet ja toimenpiteet.

Tiedonhallinnassa esiintyvät haasteet liittyvät esimerkiksi puutteelliseen perehdyttämiseen, epäselvään vastuunjakoon, tiedonhallinnan vaatimusten määrittelyyn sekä ohjelmistojen haasteisiin. Toimenpiteiksi näille haasteille esitetään muun muassa perehdyttämiskäytäntöjen kehittämistä koskemaan enemmän tiedonhallintaa, selkeämpää vastuunjakoa tiedonhallinnan johtamiseen tiedonhallintavastaavan avulla, sekä tilaajien ja palveluntuottajien välistä yhteistyötä esimerkiksi tiedonhallintasuunnitelmapohjan kehittämisessä.

Toimenpiteillä pyritään yhtenäistämään tiedonhallinnan linjoja, sillä nykyään toimintatavoissa on paljon hankekohtaisia eroja. Toimivalla tiedonhallinnalla voidaan varmistaa, että tieto on ajantasaista ja kaikkien osapuolien hyödynnettävissä projektin aikana. Näin varmistetaan myös, että tieto säilyy tarvittavan ajan ja palvelee mahdollisimman hyvin tiedon jatkokäyttäjää.