Onnistuneen tapahtuman järjestäminen palvelumuotoilun keinoin

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi akaalainen kulttuuri- ja tapahtumayritys Hulvaton Oy. Opinnäytetyön aiheena oli onnistuneen tapahtuman järjestäminen palvelumuotoilun keinoin. Työn tavoitteena oli luoda Hulvaton Oy:lle opas palvelumuotoilun hyödyntämiseen tapahtuman suunnittelemisessa ja järjestämisessäsekä soveltaa palvelumuotoilussa käytettyjä työkaluja Hulvaton Oy:n toiminnan kehittämiseen. Työn tarkoituksena oli selvittää, minkälaisia tapahtumia Akaalaiset kaipaavat Akaaseen.

Työn teoreettinen viitekehys painottuu tapahtumateollisuuteen, muotoiluajatteluun, palvelumuotoilun keskeisiin elementteihin, palvelumuotoiluprosessiin ja sen yleisimpiin työkaluihin. Toiminnallinen tutkimusprosessi alkoi haastatteluiden tekemisellä. Haastattelussa tiedusteltiin akaalaisten kokemuksia aikaisemmista tapahtumista Akaan seudulla, kehittämisehdotuksia sekä toiveita ja ideoita tulevia tapahtumia varten. Kyselyn tarkoituksena oli kerätä asiakasymmärrystä ja sen perusteella lähteä kehittämään Hulvaton Oy:n toimintaa sekä löytää ideoita tulevia tapahtumia varten. Tutkimuksessa sovellettiin asiakasymmärryksen kautta saatua tietoa Hulvaton Oy:n toimintaan, jonka perusteella yritykselle luotiin asiakasprofiilit, potentiaalisen tapahtuman palvelupolku, empatiakartta sekä Service Blueprint eli palvelumalli. Tutkimuksessa käytettiin hyödyksi myös benchmarkausta alueen muihin tapahtumiin sekä luotiin Hulvaton Oy:n liiketoiminnan kehittämiseksi Business Model Canvas.

Haastatteluista kävi ilmi, että akaalaiset kaipaavat Akaan seudulle monipuolisesti erilaisia tapahtumia, suunnattuna eri kohderyhmille. Ideoita ja toiveita tapahtuman teemoista, ohjelmasta ja tapahtumapaikoista saatiin laajasti. Akaalaiset arvostavat asiakkaiden osallistamista tapahtuman suunnitteluun ja järjestämiseen, monipuolista ja kiinnostavaa ohjelmaa, yksilöllistä palvelua ja tapahtuman läheistä sijaintia tai kuljetusmahdollisuutta. Hulvaton Oy:n toimintaan ja tapahtumien markkinointiin tulisi panostaa sekä löytää tapahtumille sopiva ajankohta ja kohderyhmä. Asiakkaat arvostavat tapahtuman edullisuutta, mukavaa tunnelmaa ja yhdessäoloa. Korona-ajan jälkeen ihmiset kaipaavat entistä enemmän kasvokkaista vuorovaikutusta ja uusien elämysten kokemista. Monipuolinen palvelumuotoilun käyttäminen tapahtuman järjestämisessä on avain menestykseen.

The thesis was commissioned by the coulture and event production company Hulvaton Oy. The aim of the thesis was to find out how to organize a successful event by using service design. The aim of the thesis was to find out the benefits of using service design and the mode of operations of planning and organizing an event as well as the use of main tools of service design for business development for Hulvaton Oy. The purpose was to find out, what kind of events residents of Akaa want to be organized in Akaa.

Theoretical framework is focused to event production, design thinking, basic elements of service design, process of service design and most used tools of service design. Functional research process started with conducting interviews. The purpose of the interviews was to find out experiences from earlier events in the city of Akaa and development proposals, wishes and ideas for future events. The aim of the interviews was to collect customer understanding, find new ideas for future events and use that information for business development for Hulvaton Oy. The information that was obtained from interviews, was used in the operations of Hulvaton Oy, by creating customer profiles, the service path of potential events, empathy map and service blueprint. Benchmarking was also used in research process and Business Model Canvas was made for development of business.

Interviews revealed that residents of Akaa wished more diverse events, directed at different target groups. Interviewees had a lot of ideas and hopes for themes, programs and event places. Residents of Akaa appreciate, if they can be involved in planning and organizing an event. They also wish for a diverse, interesting program, individual customer service and close location of the event or possibility for transport. Hulvaton Oy should invest in marketing and to find the right time and target groups for events. Customers appreciate the affordability, great atmosphere and togetherness in events. People are going to need more face to face-interaction and experiencing new experiences after the corona-virus. Versatile using of service design when organizing an event is the key for success.