Esihenkilöiden hallinnollisen työn virtaviivaistaminen Lean-ajattelun avulla

Abstract

Tutkimuksen tavoitteena oli kartoittaa toimeksiantajaorganisaation esihenkilöiden hallinnollisen työn kuormittavuutta suhteessa muuhun työhön sekä tunnistaa hallinnollisista prosesseista mahdollisia kehityskohteita. Teoriasta käytäntöön näkökulmana käytettiin Lean-ajattelua. Tutkimus suoritettiin kokonaisotantana, sillä otos olisi ollut yli puolet perusjoukosta. Tutkimus toteutettiin kvantitatiivisella verkkokyselylomakkeella, jota täydennettiin avoimilla kysymyksillä luotettavuuden parantamiseksi. Kyselyn toteutuneeksi vastausprosentiksi muodostui 62,3 %. Tutkimustuloksista havaittiin, että henkilöstöjohtamisen järjestelmiin liittyvä esihenkilöiden hallinnollisen työn kuormittavuus koettiin ongelmalliseksi. Keskeistä tuloksissa oli hallinnollisen työn prosesseissa koettu vaihtelu sekä järjestelmissä tapahtuva ylimääräinen liike, jotka hidastavat prosessin läpimenoaikaa. Lisäksi määritellyllä toimenkuvalla todettiin olevan positiivinen vaikutus hallinnollisen työn koettuun kuormittavuuteen. Näiden havaintojen pohjalta kuvattiin esihenkilöiden henkilöstöjohtamisen järjestelmiin pohjautuvan hallinnollisen työn nykytila ja kehitysehdotukset. Nykytila-analyysin tuloksena huomattiin, että henkilöstöjohtamisen järjestelmiin pohjautuva hallinnollinen työ vie keskimäärin 9 % esihenkilöiden viikon 37,5 tunnin työajasta. Oleellisimman kehitysehdotukset olivat toimenkuvien määrittäminen ja järjestelmärajapintojen rakentaminen.

The study was aimed to research client organization’s managers’ administrative workload compared to other workload and to identify possible development areas. The literature was based on Lean-thinking. The study was conducted with quantitative internet survey which was supplemented with qualitative fields to ensure reliability. The study sample was a census since the size of the sample was over half of the population. The survey’s response rate was 62,3 %. It was observed from the study results that HR system related managers’ administrative workload was seen as a problem. Key discoveries from the studies were fluctuation and redundant motion experienced in administrative processes which slow down the processes lead time. In addition to this defined job description was identified to have a positive causation in experienced administrative workload. Based on these study results, the precent state of perceived HR-system related managers’ administrative workload was presented with development areas. It was observed from the precent state analysis that HR-system related administrative work takes about 9 % on average from managers’ 37,5 hour weekly working time. Key development suggestions were to define job descriptions and to build system interfaces.