Asiakkuudenhallintajärjestelmän loppukäyttäjäohjeet Avarn Security Oy:lle

Abstract

Avarn Security Oy uudisti asiakkuudenhallintajärjestelmäänsä ja se otettiin käyttöön laajemmalla käyttäjäpohjalla marraskuussa 2021. Asiakkuudenhallintajärjestelmä on lyhyesti asiakasrekisteri, jonka avulla voidaan hoitaa jokaista asiakasta yksilöllisesti, ja sieltä saadaan hyödyllistä dataa. Ongelmana oli, että yhtiöllä ei ollut loppukäyttäjäohjeita, jotta järjestelmän käyttö sujuisi kokemattomiltakin käyttäjiltä. Ennen uudistusta paikoin monimutkaista järjestelmää oli käyttänyt vain myyntihenkilöstö, nyt sen käyttö laajennettiin kaikille asiakkuuksien kanssa toimiville. Tämän toiminnallisen opinnäytetyön produktina toteutettiin yhtiön käyttöön loppukäyttäjäohjeet. Opinnäytetyössä käsitellään ohjeiden laatimista, sekä sivujuonteena myös motivointia. Opinnäytetyö pyrkii antamaan kuvan siitä, millaiset ovat hyvät ohjeet ja mitä niiden laatiminen käsittää.

Työn toteutus alkoi jo syksyllä 2021, jolloin tehtiin produkti, eli loppukäyttäjäohjeet. Käytännön toteutuksessa hyödynnettiin järjestelmän testauksessa mukana olleiden henkilöiden kanssa käytyä dialogia ja saatua palautetta. Lisäksi syksyllä kerättiin aineistoa kyselytutkimuksella Webropol-alustaa hyödyntäen sekä toteutettiin muutama haastattelu Teamsin välityksellä. Syksyn tutkimuksissa selvitettiin enemmän asiakkuudenhallintajärjestelmän hyötyjä ja ohjeet käsiteltiin lyhyemmin. Keväällä 2022 toteutettiin loppukäyttäjäohjeita koskeva seurantakysely Webropol-alustalla.

Opinnäytetyön tuloksena syntyi asiakkuudenhallintajärjestelmän loppukäyttäjäohjeet Avarn Security Oy:lle. Nämä ohjeet ovat olleet yhtiössä käytössä jo 2021 marraskuusta lähtien, jolloin asiakkuudenhallintajärjestelmä otettiin laajemmalti käyttöön yhtiössä. Lisäksi yhtiölle saatiin paljon arvokasta tietoa ohjeiden toimivuudesta ja kehittämisehdotuksia seurantakyselyn myötä.

Opinnäytetyöllä pyrittiin antamaan konkreettista hyötyä Avarn Security Oy:lle laadituilla asiakkuudenhallintajärjestelmän loppukäyttäjäohjeilla, jotka on pyritty toteutettamaan mahdollisimman ammattimaisesti ja siten, että niitä on helppo päivittää. Lisäksi seurantakyselyllä kerätty aineisto valmiiksi analysoituna kertoo, mihin suuntaan ohjeita toivotaan päivitettävän. Tärkeimpänä kehityskohteena olisi tehdä vielä lyhyemmät pikaohjeet sekä kiinnittää huomiota ohjeissa olevien prosessikaavioiden kokoon, että ne olisivat paremmin luettavissa. Myös aihekohtaiset video-ohjeet voisivat olla hyvä kehityssuunta. Produkti on jo yhtiön käytössä ja täysin muokattavissa tarpeen mukaan. Tämä opinnäytetyö ei verrattain lyhyen seuranta-ajan vuoksi kata pitkän aikavälin kokemuksia loppukäyttäjäohjeiden käytöstä, ja tämä olisikin aihe uudelle seurantatutkimukselle.