Inköpsprocessen hos Företag X : en praktisk handbok om inköps- och beställningsprocessen

Abstract

Detta examensarbete handlar om inköpsprocessen hos Företag X. Syftet med arbetet var att undersöka hur en inköpsprocess kan se ut i praktiken inom ett företag. Den empiriska delen av examensarbetet utformades som en handbok enligt önskemål av Företag X. Målet med handboken är att den ska fungera som stöd för arbetet åt en nyanställd på inköpsavdelningen inom företaget. Handboken är en separat del utöver examensarbetet då handboken innehåller affärshemligheter som inte är tillgängliga offentligt.

I teoridelen behandlas litteratur vilket är relevant med tanke på handboken. Examensarbetet är en kvalitativ studie. Inköpsprocessens del i handboken utformades under diskussioner med inköpare inom företaget, samt utifrån tillgängligt material. Beställningsprocessens del utformades utifrån egna observationer.

Handboken innehåller 62 sidor och är indelad i två huvuddelar, inköpsprocessen och beställningsprocessen. Inköpsprocessen behandlar allmän information om inköpsprocessen och annat relevant som är viktigt att ta i beaktade gällande inköpsprocessen och leverantörshantering. Beställningsprocessen kommer däremot med hjälp av skärmbilder visa steg för steg hur det vanliga arbetssättet kring köp- till betalningsprocessen ser ut med befintliga leverantörer.

Tämä opinnäytetyö käsittelee yritys X:n ostoprosessia. Työn tavoitteena oli selvittää, miltä ostoprosessi voi käytännössä näyttää yrityksen sisällä. Opinnäytetyön empiirinen osa suunniteltiin manuaaliksi yritys X:n toiveiden mukaisesti. Manuaalin tarkoituksena on tukea uuden työntekijän työtä yrityksen osto-osastolla. Manuaali on erillinen osa opinnäytetyötä koska manuaali sisältää liikesalaisuuksia, jotka eivät ole julkisesti saatavilla.

Teoriaosuudessa käsitellään manuaaliin liittyvää kirjallisuutta. Opinnäytetyö on ladullinen tutkimus. Ostoprosessin osa manuaalista suunniteltiin keskustelun kautta ostajien kanssa yhtiön sisällä, sekä käytettävissä olevan aineiston perusteella. Tilausprosessin osa suunniteltiin omien havaintojen perusteella.

Manuaali sisältää 62 sivua ja on jaettu kahteen pääosaan: ostoprosessiin ja tilausprosessiin. Ostoprosessissa käsitellään yleistä tietoa ja mitä otetaan huomioon hankinnan ja toimittajan valinnan yhteydessä. Tilausprosessissa näytetään kuvakaappausten avulla askel askeleelta, miltä osto- ja maksuprosessin arkipäiväinen toimintatapa näyttää.

This thesis is about the purchasing process at Company X. The aim of the work was to investigate how a purchasing process can look like in practice within a company. The empirical part of the thesis was designed as a manual according to the wishes of Company X. The goal of the manual is to support the work of a new employee in the purchasing department at Company X. The manual is a separate part from the thesis, as the manual contains trade secrets that are not publicly available.

The theory part deals with literature that is relevant in view of the manual. The thesis is a qualitative study. The part of the purchasing process in the manual was designed during discussions with buyers at Company X and based on available data. The part of the ordering process was based on my own observations.

The manual contains 62 pages and is divided into two main parts, the purchasing process, and the ordering process. The purchasing process deals with general information about the purchasing process and other relevant information that is important to consider regarding the purchasing process and supplier management. On the other hand, the ordering process, will with the help of screenshots, show step by step how the usual working method around the purchase and payment process looks like with existing suppliers.