Onnistuneen tapahtuman järjestäminen : case Liperin festivaali

Abstract

Tämän opinnäytetyön lähtökohtana oli perehtyä tapahtuman järjestämiseen Liperin festivaalin kannalta, niin että tapahtumasta saataisiin onnistunut ja kannattava. Opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää entisestään asiakasymmärrystä ja -kokemusta, jotta tapahtuma vastaisi kysyntään sekä odotuksiin. Tavoitteena oli luoda kehittämisideoita tapahtumajärjestäjälle, jonka avulla saataisiin parannettua tapahtuman tulosta.

Työn teoreettinen viitekehys käsittelee tapahtuman järjestämistä, onnistuneen tapahtuman elementtejä sekä asiakasymmärrystä ja sen hankkimista, menetelmiä sekä tiedon syventämistä. Nämä puolestaan täydentävät ja tukevat tutkimusta, tuloksia sekä tavoitteita.

Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisesti, puolistrukturoituna teemahaastatteluna hyödyntäen kohderyhmän eri asiakasedustajia: potentiaalinen asiakas, edellisen vuoden osallistuja, festivaalin järjestäjä sekä ulkopuolinen henkilö. Haastattelut litteroitiin, luokiteltiin, värikoodattiin ja analysointiin, keskittyen tutkimuskysymyksiin: festivaalien merkityksellisiin asioihin ja Liperin festivaalin odotuksiin sekä kehittämisideoihin. Sisällönanalyysin avulla päästiin tuloksiin, jotka raportoitiin hyödyntämällä tulosten luokittelua.

Asiakasymmärryksen hankinta antoi mahdollisuuden muuttaa toimintaa toivotumpaan, asiakaskeskeisempään suuntaan heti seuraavasta festivaalista alkaen. Työn lopputuloksena syntyi Liperin festivaalille monipuolisia kehittämisehdotuksia, esimerkiksi asiakaspalautteiden monipuolistaminen ja hyödyntäminen, vahvojen alkoholijuomien tarjoilu, ohjeistuksien tarkentaminen sekä mahdollisesti julkiseksi tapahtumaksi kehittäminen. Nämä ehdotukset voivat luoda tuloksellisempaa toimintaa, joita järjestäjä voi hyödyntää tapahtuman onnistumista ja tulevaisuutta ajatellen.

The idea of this thesis originated from the author’s interest in the organization of an event such as Liperi Festival, so that the event would be successful and profitable. The purpose of the thesis was to develop customer understanding and further invest in the customer experience so that the event would meet the demand and expectations. The objective was to create ideas how to improve revenue and profit for the event organizer.

The theoretical framework of the thesis deals with the organization of the event, the elements of a successful event and customer insight and its acquisition, methods, and deepening of knowledge that complements and supports the research, results and objectives.

The study was carried out qualitatively, as a semi-structured thematic interview utilizing different customer representatives of the target group: a potential customer, a participant in the previous year, the festival organizer and an outside person. The results were transcribed, categorized, color-coded, and analysed, focusing on the research questions: the relevant issues of festivals and the expectations of the Liperi Festival, as well as development ideas. Content analyzes were used to classify and report the results.

Acquiring customer insight provided an opportunity to change operations in a more beneficial and more customer-focused direction from the next festival. As a result of the work, a development proposal was created for example develop customer feedbacks collection, serving alcoholic beverages and expanding the Liperi Festival towards successful business, which the organizer can take advantage of for the success and future of the event.