Sähköinen arkistionti julkisessa organisaatiossa

Abstract

Digitalisaation lisääntyminen tuo uusia toimintatapoja palvelujen ja tehtävien hoitamiseksi lainsäädännön ja määräysten toteuttamiseksi kunnissa. Ajankohtainen kehittämisen alue on hoitaa arkistointi sähköisesti. Laaditun kehittämistyön tarkoituksena oli selvittää sähköiseen arkistointiin siirtymiseen vaikuttavat tekijät, säilyttämisen kokonaisuuden suunnitteleminen, sähköistä arkistointia koskevien lainsäännösten, määräysten ja ohjeistusten selvittäminen. Kehittämisen kohteena oli organisaation omassa toiminnassa syntyvien aineistojen ja sen ulkopuolelta saapuvan aineiston säilyttämisen toimintatavat sähköisenä, toimintaprosessien muutokset sekä henkilöstön muutosvalmiuden selvittäminen uusiin toimintatapoihin.

Tutkimuksen teoreettinen viitekehys koostui asianhallinnasta, tiedonhallinnasta, sähköisestä arkistoinnista ja niitä säätelevistä lainsäännöksistä. Tutkimuksen lähestymistapana oli tapaustutkimus ja osittain konstruktiivinen tutkimus. Kyseessä oli laadullinen tutkimus, johon tiedonkeruumenetelminä käytettiin lainoppia, dokumenttianalyysiä, havainnointia, haastatteluja, kyselyjä ja benchmarkingia. Tutkimusmenetelmillä tuotettiin ratkaisuja ongelmiin sähköiseen arkistointiin siirtymisessä ja luotiin kehittämisideoita uusiin toimintatapoihin.

Osin konstruktiivisen tutkimuksen tuotoksena syntyy toimintatapaohje sähköisen arkistoinnin käytännön toimista. Toimintatapaohje valmistuu kohdeorganisaation siirtyessä käyttämään sähköistä arkistointia, jotta ohjeeseen saadaan näkökulmia käytännön työstä.

Teoreettisen viitekehyksen ja empiirisen tutkimuksen tuloksena organisaatiolle tuotettiin kehittämisehdotuksia sähköisen arkistoinnin suunnitteluun ja käyttöönottoon. Työn tuloksena selvitettiin sähköistä arkistointia säätelevä lainsäädäntö, Kansallisarkiston määräykset ja Suomen Kuntaliiton ohjeistukset sekä toimenpiteet, jotka tulee huomioida ennen sähköiseen arkistointiin siirtymistä.