Ostolaskuautomaatio Netvisor-ympäristössä
Viljanen, Sami (2022)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022052311120
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022052311120
Tiivistelmä
Tämän toiminnallisen tapaustutkimuksen tarkoitus oli ottaa taloushallinto-ohjelmisto Netvisorin sisältämä ostolaskuautomaatio käyttöön keskisuuren tilitoimiston päivittäistä kirjanpitoa varten. Tavoitteena oli selventää lukijalle käyttöönottoa edeltävät, ostolaskujen tiliöintiin liittyvät toimenpiteet prosessikuvausten muodossa sekä havainnollistaa ostolaskuautomaation aiheuttamaa muutosta tähän prosessiin. Lisäksi tarkoituksena oli kartoittaa ostolaskuautomaation vaikutus kirjanpidon luotettavuuteen sekä mahdollistaa ostoautomaation luonti kirjanpitotaitoiselle automaation luojalle työssä esitettyjä havainnollistuksia seuraamalla.
Toimeksiantajana työssä oli taloushallintopalveluita tarjoava alan organisaatio. Toiminnallisen opinnäytetyön tuloksia ostolaskuautomaatioon ja sen kehittämiseen liittyen on tarkoitus hyödyntää toimeksiantajaorganisaation päivittäisessä toiminnassa ja automaation edelleen kehittämisessä.
Työn tietoperustan muodostavat ostoreskontraan liittyvien prosessien ja käytäntöjen selvitys digitaalisen sekä älykkään taloushallinnon näkökulmasta; digitaalisen taloushallinnon näkökulmasta työssä keskitytään laajemmin manuaalisten automaatiosääntöjen luontiin ja älykkään taloushallinnon näkökulmasta tekoälyä hyödyntäviin tiliöintiehdotuksiin.
Opinnäytetyön toiminnallinen osuus toteutettiin Netvisor-ohjelmiston automaattisen käsittelyn työkalujen avulla. Toiminnallisessa osiossa tekijä toteutuskuvauksen muodossa selostaa asiat, jotka automaation suunnitteluun ja toteutukseen liittyen tulisi ottaa huomioon automatisointiprosessissa. Toiminnallisessa osiossa havainnollistettiin automaattisen käsittelyn työkalujen käyttöä ja niiden toimintaa yksityiskohtaisesti.
Tulosten osalta oli havaittavissa, että ostolaskuautomaation käyttöönotto vähentää kirjanpitäjän tekemien toimenpiteiden määrää ja laajuutta ostolaskujen tiliöintiin liittyvissä prosesseissa. Tämän lisäksi tulokset puolsivat havaintoa, että riittävällä suunnitelmallisuudella ja tarkkuudella luotu automaatio ei vaaranna luotettavuutta kirjanpidon paikkansapitävyyteen. Tutkimuksen toteutuksen aikana havaittiin myös laskun sisältämien tunnistetietojen merkitys automaation onnistumiselle ja samaten niiden puuttumisen vaikutus automatisointiprosessin epäonnistumiseen.
Työn tulosten hyödyntäminen ja tämän hyödyn mittaaminen pidemmällä ajanjaksolla tarkasteltuna sekä tutkimuksen näkökulman laajentaminen jäivät mahdollisiksi jatkotutkimusaiheiden näkökulmiksi.
Toimeksiantajana työssä oli taloushallintopalveluita tarjoava alan organisaatio. Toiminnallisen opinnäytetyön tuloksia ostolaskuautomaatioon ja sen kehittämiseen liittyen on tarkoitus hyödyntää toimeksiantajaorganisaation päivittäisessä toiminnassa ja automaation edelleen kehittämisessä.
Työn tietoperustan muodostavat ostoreskontraan liittyvien prosessien ja käytäntöjen selvitys digitaalisen sekä älykkään taloushallinnon näkökulmasta; digitaalisen taloushallinnon näkökulmasta työssä keskitytään laajemmin manuaalisten automaatiosääntöjen luontiin ja älykkään taloushallinnon näkökulmasta tekoälyä hyödyntäviin tiliöintiehdotuksiin.
Opinnäytetyön toiminnallinen osuus toteutettiin Netvisor-ohjelmiston automaattisen käsittelyn työkalujen avulla. Toiminnallisessa osiossa tekijä toteutuskuvauksen muodossa selostaa asiat, jotka automaation suunnitteluun ja toteutukseen liittyen tulisi ottaa huomioon automatisointiprosessissa. Toiminnallisessa osiossa havainnollistettiin automaattisen käsittelyn työkalujen käyttöä ja niiden toimintaa yksityiskohtaisesti.
Tulosten osalta oli havaittavissa, että ostolaskuautomaation käyttöönotto vähentää kirjanpitäjän tekemien toimenpiteiden määrää ja laajuutta ostolaskujen tiliöintiin liittyvissä prosesseissa. Tämän lisäksi tulokset puolsivat havaintoa, että riittävällä suunnitelmallisuudella ja tarkkuudella luotu automaatio ei vaaranna luotettavuutta kirjanpidon paikkansapitävyyteen. Tutkimuksen toteutuksen aikana havaittiin myös laskun sisältämien tunnistetietojen merkitys automaation onnistumiselle ja samaten niiden puuttumisen vaikutus automatisointiprosessin epäonnistumiseen.
Työn tulosten hyödyntäminen ja tämän hyödyn mittaaminen pidemmällä ajanjaksolla tarkasteltuna sekä tutkimuksen näkökulman laajentaminen jäivät mahdollisiksi jatkotutkimusaiheiden näkökulmiksi.