Tampere University of Applied Sciences stakeholder identification and feedback pilot

Abstract

Tampereen ammattikorkeakoulun itsearvioinnit osoittivat, että sidosryhmäyhteistyötä ja yhteiskunnallista vuorovaikutusta tulee tehdä julkisemmaksi ja kehittää siihen liittyviä laadunhallintamenetelmiä. Marraskuussa 2021 Tampereen ammattikorkeakoulun (TAMK) laatujärjestelmät auditoitiin ja sen yhteydessä haluttiin näyttää sidosryhmäyhteistyön tehokkuutta. Auditointi koski koko korkeakoulua ja kaikkien toimintojen laadunhallintaa. Projekti sidosryhmien kartoittamiseksi käynnistettiin keväällä 2021. Yhteistyön parantamiseen ja sidosryhmien tarpeiden tunnistamiseen tarvitaan luotettava tapa kerätä palautetta sidosryhmäkumppaneilta. Projektin aikana luotiin ja testattiin palautepilottia.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kartoittaa sidosryhmäyhteistyön nykytilaa, tarkastella tuloksia ja löytää mahdollisia tapoja Tampereen ammattikorkeakoululle parantaa sidosryhmien hallinnointia. Kartoitus oli korkeakoulun sisäinen, se tehtiin henkilökunnan näkemysten kautta. Kartoituksessa keskityttiin ulkoisiin sidosryhmiin. Tiedot kerättiin tutkimuksilla, kyselyillä ja haastatteluilla. Tuloksia analysoitiin muun muassa mahdollisten priorisoitavien sidosryhmien tunnistamiseksi.

Tulokset osoittavat, että TAMKilla on laaja ja aktiivinen yhteistyö sidosryhmien kanssa. Erilaisia sidosryhmiä tunnistettiin 600. Yhteistyö eri toimijoiden kanssa on monitieteistä ja yhteiskunnallisesti vaikuttavaa. Suurin osa kyselyiden vastaajista kertoivat, että sidosryhmien väliseen yhteistyöhön tarvittaisiin enemmän aikaa ja resursseja. Testattu palautepilotti ei toiminut nykyisessä muodos-saan. Tulokset osoittavat, että tapa kerätä palautetta on suunniteltava uudelleen.

Lisätutkimusta tarvitaan sidosryhmien hallinnointikäytäntöjen parantamiseksi, ja kyselyiden vastaukset viestivät, että asiakkuudenhallintajärjestelmä (CRM) on erittäin toivottu. CRM-järjestelmän käyttöönotto olisi TAMKin henkilökunnalle hyvä työkalu ja säästäisi aikaa sidosryhmäyhteistyössä. Palautteen kerääminen sidosryhmiltä on tärkeää, mutta on kehitettävä edelleen tehokas menetelmä palautteiden keräämiseksi.

Tampere University of Applied Sciences self-assessments revealed the need to make stakeholder cooperation and societal interaction more public and develop related quality management methods. In November 2021, the quality systems of Tampere University of Applied Sciences (TAMK) were audited, and it was necessary to demonstrate the effectiveness of stakeholder collaboration. The audit applies to the entire university and the quality management of all functions. In the spring of 2021, the University started a stakeholder identification project and feedback pilot. A system with sufficient volume and ongoing feedback collection from stakeholder partners is required to build stakeholder cooperation and identify needs related to forms of cooperation. A feedback pilot was created and tested during this project.

The purpose of this thesis was to map the current state of stakeholder cooperation, examine the findings and find possible ways for Tampere University of Applied Sciences to improve stakeholder management. Stakeholder mapping was conducted from the perspective of the staff, and it focused on external stakeholders. The data was gathered by conducting research, surveys, and interviews. The data was analysed to see if there were stakeholders to prioritise.

The results show that TAMK has extensive and active collaboration with stakeholders. There were 600 different stakeholders identified. Interaction with various actors is multidisciplinary and societally impactful. The majority of respondents felt that more time and resources would be beneficial for stakeholder collaboration. The tested feedback pilot did not work in its current form. Results indicate that the method of feedback collection must be redesigned.

Further research is needed to improve stakeholder management practices and the findings indicate that a customer relationship management system (CRM) is highly desired. Incorporating a CRM system would be a great tool and time saver for the staff of TAMK to help with stakeholder collaboration and management. Gathering feedback from stakeholders is important, but the feedback pilot showed that there must be more research on how to collect it effectively.