Development and standardization of collecting project data

Abstract

The commissioner of this thesis work is Caverion Finland Ltd. The purpose of this thesis work is to develop and standardize the way of collecting project data according to certain limitations. The first step of the work is to study and map the current situation of what project data is being collected and where the project data is being saved according to the organization’s processes. The second step will be to perform combined research. The aim of the combined research is to study and evaluate the current situation of how data is being collected, handled and fed into the system in the bid calculation phase as well as gather information about how the material- and wage net costs could and should be split further compared to how they are handled today.

The method used for the second part of the work and the research was a questionnaire, consisting of both open ended and fixed choice questions. Qualtrics was the software used for the questionnaire and distribution was done via e-mail. The questionnaire was pilot tested on a smaller group of people before sent out to the final respondents.

The result of this thesis is not to produce an actual common template for collecting project data but instead it is to study current methods and try to find out what could be improved for the future. Based on this thesis work the actual implementations should be able to be carried out. The results from the first part of the work can be found from appendix 2, and the results from the second part can be found from chapters 5 and 6. Some of the most important things this work has discovered is that Caverion should focus on taking advantage of all useful data that is produced today and save this data into one system, as well as to make a plan for how data should be treated in the future.

Beställare för detta examensarbete är Caverion Finland Ab. Syftet med detta examensarbete är att utveckla och standardisera sättet att samla in projektdata enligt vissa begränsningar. Det första steget i arbetet är att studera och kartlägga den nuvarande situationen, vilka projektdata som samlas in och var de sparas enligt organisationens processer. Det andra steget är att utföra kombinerad forskning. Syftet med den kombinerade forskningen är att studera och utvärdera den nuvarande situationen för hur data samlas in, hanteras och matas in i systemet i budgeteringsfasen, samt att samla in information om hur material- och lönenettokostnaderna kan och bör delas upp i framtiden jämfört med i dag.

Metoden som användes för den andra delen av arbetet och forskningen var ett frågeformulär, bestående av både öppna frågor och frågor med färdiga svarsalternativ. Qualtrics var programvaran som användes för frågeformuläret och distributionen skedde via e-post. Frågeformuläret pilottestades på en mindre grupp människor innan det skickades ut till slutrespondenterna.

Resultatet av detta arbete är inte att producera en allmän mall för att samla in projektdata utan i stället att studera nuvarande metoder och försöka ta reda på vad som kan förbättras i framtiden. På basen av detta examensarbete ska de faktiska implementeringarna kunna genomföras. Resultaten från den första delen av arbetet hittas i bilaga 2, och resultaten från den andra delen hittas i kapitlen 5 och 6. Något av det viktigaste som detta arbete har upptäckt är att Caverion borde fokusera på att så fort som möjligt ta vara på all nyttiga data som blir producerad i dag och spara denna data i ett system, samt att göra upp en plan för hur data ska behandlas framöver.

Tämän opinnäytetyön tilaaja on Caverion Suomi Oy. Tämän opinnäytetyön tarkoitus on kehittää ja standardisoida tapaa kerätä projektidataa tietyin rajoituksin. Työn ensimmäinen askel on tutkia ja kartoittaa nykytilanne, mitä projektidataa kerätään ja mihin projektidataa tallennetaan organisaation prosessien mukaan. Toinen vaihe on yhdistetty tutkimus. Yhdistetyn tutkimuksen tavoitteena on tutkia ja arvioida nykytilannetta siitä, miten tietoja kerätään, käsitellään ja syötetään järjestelmään tarjouslaskentavaiheessa sekä kerätä tietoa siitä, miten materiaali- ja palkkanettokustannukset voisivat ja pitäisivät jakaa verrattuna siihen, miten niitä käsitellään nykyään.

Työn toisessa vaiheessa ja tutkimuksessa käytetty menetelmä oli kyselylomake, joka koostui sekä avoimista että kiinteävalintaisista kysymyksistä. Kyselyssä käytettiin Qualtrics ohjelmistoa ja jakelu tapahtui sähköpostitse. Kyselyä pilotoitiin pienemmällä ryhmällä ennen sen lähettämistä lopullisille vastaajille.

Tämän opinnäytetyön tuloksena ei ole tuottaa varsinaista yhteistä mallipohjaa projektitietojen keräämiseen, vaan sen sijaan tutkia nykyisiä menetelmiä ja yrittää selvittää, mitä voisi parantaa tulevaisuutta varten. Tämän opinnäytetyön perusteella varsinaiset toteutukset pitäisi pystyä toteuttamaan. Työn ensimmäisen osan tulokset löytyvät liitteestä 2 ja toisen osan tulokset luvuista 5 ja 6. Eräitä tärkeimpiä asioita, joita tämä työ on havainnut, on se, että Caverionin tulisi keskittyä hyödyntämään kaikkea hyödyllistä dataa, joka nykyään tuotetaan, ja tallentaa tämä dataa yhteen järjestelmään, sekä laatia suunnitelma siitä, kuinka dataa tulisi käsitellä tulevaisuudessa.