Perustietotekniikkapalveluiden onnistuneen käyttöönoton edellytykset oikeusministeriössä ja sen hallinnonalalla

Abstract

Opinnäytetyössä käsitellään perustietotekniikkapalveluiden onnistuneen käyttöönoton edellytyksiä oikeusministeriössä ja sen hallinnonalalla. Työn tavoitteena on antaa valtionhallinnolle suosituksia perustietotekniikkapalveluiden käyttöönoton edistämiseen. Oikeusministeriössä ja sen hallinnonalalla toteutettujen perustietotekniikkapalveluiden käyttöönottojen parhaat käytännöt voidaan laajentaa hyödyttämään koko valtionhallintoa, sillä työssä esitettävät suositukset koskevat toimialariippumatonta perustietotekniikkaa. Työn lopputuloksena avustetaan perustietotekniikkapalveluista vastuullisia sidosryhmiä kehittämään käyttöönoton toimintamalleja.

Valtionhallinto on täydellisen riippuvainen toimivasta perustietotekniikasta ja se tukee kaikkia poliittisia ja hallinnollisia tehtäviä. Perustietotekniikkapalvelut uudistuvat jatkuvasti, eikä ole tilannetta, jossa voitaisiin todeta, että palvelut ovat valmiita ja uusia käyttöönottoja ei ole tulossa. Onnistuneiden käyttöönottojen edellytyksiä tarkastellaan kahden oikeusministeriössä ja sen hallinnonalalla toteutetun hankkeen näkökulmasta.

Työssä käsitellään vain valtionhallinnon toimialariippumattomia perustietotekniikkapalveluita. Toimialasidonnaiset palvelut ja turvallisuusverkkotoiminta ja –palvelut rajataan työn ulkopuolelle. Ilmiön nykytila selvitetään vain oikeusministeriössä ja sen hallinnonalalla toteutetuista hankkeista. Työ on tutkimusotteeltaan kehittämispainotteinen toimintatutkimus, jossa käytetään laadullisen tutkimuksen menetelmiä. Tiedonkeruumenetelmät ovat kirjallisuuskatsaus ja puolistrukturoidut teemahaastattelut. Analysointimenetelmä on teemoittelu.

Onnistuneen käyttöönoton edellytyksiä ovat palveluiden laadukkuus ja hyödyllisyys sekä sidosryhmien sitoutuminen yhteisiin tavoitteisiin. Käyttöönottoa tukee keskittäminen ja määrämuotoisuus, jossa omistajuus ja vastuualueet on määritetty. Viestinnän tulee olla koko käyttöönoton ajan jatkuvaa ja käyttäjän tarpeiden tulee olla sen keskiössä. Käyttöönoton aikataulun tulee olla realistinen ja siihen tulee sisällyttää mahdollisuus palauttaa asiakas edeltävän palvelun käyttöön. Suositeltavat toimenpiteet käyttöönottojen kehittämiseen ovat riippuvuuksien selvittäminen muihin palveluihin ja kokonaisvaltainen testaustyö. Määrämuotoisuuden kehittämiseen suositellaan käyttöönottomallin rakentamista. Käyttäjät tulee ohjeistaa ja kouluttaa palvelun oikeaoppiseen hyödyntämiseen, ja virastojen erilaiset käyttötapaukset ja käyttäjäryhmät huomioida riittävällä tasolla. Asiakastuen resurssien riittävyys tulee varmistaa. Uuden palvelun vaikutukset tulee kirjata osaksi perustietotekniikkapalveluiden kokonaisarkkitehtuuria.