Affärssystem: en utredning åt Företag X

Abstract

Teorin i examensarbetet behandlar affärssystem och vad som är viktigt att tänka på då affärssystemet byts i ett företag. Arbetet gjordes på uppdrag av Företag X och syftet med arbetet var att reda ut Företag X nuvarande affärssystem och vilka de verkliga behoven för ett affärssystem var. Uppdraget var att hitta förslag på affärssystem som kunde tillgodose Företag X behov. Forskningsfrågan var ”Finns det ett affärssystem som skulle vara ändamålsenligt att använda i hela Företag X?”.

Metoden för empirin var kvalitativ. Nyckelpersoner i Företag X intervjuades för de olika processerna. Intervjuerna bestod av öppna frågor som ledde till följdfrågor.

Resultatet av undersökningen är att Företag X är i behov av ett nytt affärssystem. Eftersom de program som Företag X använder idag inte alla interagerar sinsemellan kan arbetet ibland bli ineffektivt, då man måste manuellt hämta information från olika program för att slutföra en uppgift. Vissa uppgifter kan inte byggas in i det nuvarande systemet utan måste korrigeras manuellt. Produktionsplaneringen görs i Excel såsom den gjordes tidigare då man hade färre produkter i sortimentet än man har nu. Det är tidskrävande i nuläget att planera på det sättet. Det viktigaste kriteriet man har på affärssystemet är att det måste innehålla möjligheten till spårbarhet från råmaterial till den färdiga produkten. På ekonomisidan är nuvarande program ganska bra, men det finns brister och man skulle gärna få ett nytt program även där.

På basen av undersökningens resultat rekommenderas vidareundersökning på tre olika affärssystem åt Företag X. I arbetet har rekommenderats hur man skall gå till väga för att ytterligare gallra bort leverantörer för att till sist ha kvar den leverantör som kommer att bli den framtida systemleverantören.

Tämän opinnäytetyön teoria käsittelee liiketoimintajärjestelmiä ja mitä yrityksen on huomioitava, kun he ovat vaihtamassa liiketoimintajärjestelmää. Työ tehtiin Yritys X:n puolesta ja tarkoitus oli selvittää heidän nykyisiä ohjelmiaan ja todelliset tarpeet liiketoimintajärjestelmälle. Piti löytää ehdotuksia liiketoimintajärjestelmistä, jotka voisivat vastata Yritys X:n tarpeisiin. Tutkimuskysymys oli ”Onko olemassa liiketoimintajärjestelmä, joka olisi tarkoituksenmukainen koko tehtaan käyttöön?”.

Menetelmä oli kvalitatiivinen. Yritys X:n eri prosessien avainhenkilöitä haastateltiin. Haastattelut koostuivat avoimista kysymyksistä, jotka johtivat lisäkysymyksiin.

Kyselyn tulos on, että Yritys X tarvitsee uuden liiketoimintajärjestelmän. Koska ohjelmat, joita yritys käyttää nykytilanteessa eivät kaikki ole vuorovaikutuksessa keskenään, työ voi joskus viedä tarpeettoman paljon aikaa, sillä asioita joutuu tarkistamaan eri ohjelmista. Joitakin asioita ei voida rakentaa nykyiseen järjestelmään, vaan ne on korjattava manuaalisesti. Tuotannon suunnittelu tapahtuu Excelissä, kuten se tehtiin silloin, kun valikoimassa oli paljon vähemmän tuotteita kuin nyt. Tällä hetkellä tuotannon suunnittelu vie liian paljon aikaa. Tärkein kriteeri järjestelmälle on, että siihen tulee sisältyä jäljitettävyys raaka-aineesta valmiiseen tuotteeseen. Kun ottaa huomioon talouspuolen tarpeet, ollaan jokseenkin tyytyväisiä nykyiseen ohjelmaan. Siinä on kuitenkin puutteita ja sinne haluttaisiin myös uusi ohjelma.

Kyselystä saatujen tulosten perustella voin suositella kolmen järjestelmän lisätutkimuksia. Olen työssäni antanut suosituksia siitä, miten potentiaalisia toimittajia tulisi edelleen harventaa, jotta lopuksi hahmottuisi yritykselle tulevaisuuden järjestelmätoimittaja.

The theory in this thesis regarded business systems and what is important to evaluate when you switch business systems in a company. This thesis was done on behalf of Company X. The purpose of this thesis was to map Company X´s current business system and their actual needs in a business system. The goal was to find proposals for business systems that could meet the needs of Company X. The research question was “Is there a business system that would be appropriate to use in the whole company?”

The method of empiricism was qualitative. Key people were interviewed for the various processes in Company X. The interview consisted of open-ended questions that led to new questions.

The result of the survey is that Company X is in need of a new business system. Because the programs that the company currently uses do not all interact with each other, the work can sometimes be inefficient, as information needs to be manually collected from various programs. Some things cannot be built into the current system but must be corrected manually. Production planning is done in Excel as it was done when the company had a more narrow range of products. Planning in Excel is time-consuming. The company´s most important criterion for the business system is the inclusion of traceability from raw materials to the finished products. The current program is fairly good for the financial side, but there are some shortcomings. They would like a new program as well.

Based on the results I received from the survey, further research on three business systems for Company X is recommended. In the thesis, recommendations on how potential suppliers should be further culled are given, and finally find the future system supplier of the company.