Utmaningar och brister i arbetsprocesser i ERP-system inom ekonomiförvaltning: en fallstudie i företag X

Abstract

Ett affärssystem är ett integrerat system som samlar information från olika avdelningar i ett företag i ett enda system. Affärssystem används av både mindre och större företag. Större företag kräver ofta ett mera avancerat system än mindre företag. Men oavsett storlek så förenklar affärssystem arbetsprocesser i ett företag. Arbetsprocesser går ofta genom flera olika avdelningar och med ett affärssystem är det lätt för alla inblandade att få korrekt information vid rätt tidpunkt. När det är flera inblandade i samma process kan det uppstå problem. Problemen kan exempelvis bero på brist i kommunikation men det är också möjligt att det uppstår problem i själva affärssystemet.

Syftet med examensarbetet var att redogöra för affärssystemets uppbyggnad och genom intervjuer undersöka vilka brister som upplevs i arbetsprocesser kopplade till affärssystem i företag X. Frågeställningarna som besvarades var: hur ett affärssystem är uppbyggd, vilka brister finns i arbetsprocesserna i företag X och hur kan man åtgärda dessa brister i företag X. I den empiriska undersökningen deltog personal på ekonomiavdelningen i företag X. Företag X förblev anonymt under hela processen.

Resultatet av undersökningen är att de brister och utmaningar som finns i företag X är vanliga och förekommer ofta i tidigare forskningar om affärssystem. Utmaningar som nämns i tidigare forskning är bland annat brist på kommunikation, utbildning och utveckling och integration mellan flera system. Dessa utmaningar framgår även i den empiriska undersökningen.

Liiketoimintajärjestelmä on integroitu järjestelmä, joka kokoaa tiedot yrityksen eri osastoilta yhteen järjestelmään. Sekä pienet että suuremmat yritykset käyttävät liiketoimintajärjestelmiä. Suuret yritykset vaativat usein kehittyneemmän järjestelmän kuin pienet yritykset. Yrityksen koosta riippumatta liiketoimintajärjestelmät yksinkertaistavat työprosesseja yrityksessä. Työprosessit kulkevat usein useiden eri osastojen läpi ja liiketoimintajärjestelmän avulla jokaisen on helppo saada oikeat tiedot oikeaan aikaan. Kun samassa prosessissa on mukana useita ihmisiä, voi syntyä ongelmia. Ongelmat voivat johtua esimerkiksi kommunikoinnin puutteesta, mutta on myös mahdollista, että ongelmia syntyy itse liiketoimintajärjestelmässä.

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää liiketoimintajärjestelmän rakennetta ja haastattelujen avulla selvittää, mitä puutteita yritys X:n liiketoimintajärjestelmään liittyvissä työprosesseissa koetaan. Opinnäytetyössä vastattiin kysymyksiin: miten liiketoimintajärjestelmä on rakennettu, mitä puutteita yritys X:n työprosesseissa on ja kuinka voi korjata nämä puutteet yrityksessä X. Empiiriseen tutkimukseen osallistui yritys X:n talousosaston henkilökunta.

Tulokset osoittavat, että yritys X:n puutteet ja haasteet ovat yleisiä ja esiintyvät usein aikaisemmissa liiketoimintajärjestelmien tutkimuksissa. Aiemmissa tutkimuksissa mainittuja haasteita ovat kommunikoinnin, koulutuksen ja kehityksen puute sekä useiden järjestelmien välinen integraatio. Nämä haasteet näkyvät myös minun empiirisessä tutkimuksessani.

An ERP system is an integrated system that collects information from different departments at a company into one single system. ERP-systems are used in both smaller and larger companies. Larger companies usually require a more advanced system than smaller companies. Regardless of company size, the ERP-system simplifies work processes in a company. Work processes go through multiple departments and with an ERP-system it is easy for everyone involved to get the right information at the right time. When there are several people involved in the same process, problems may occur. Problems can for example be a lack of communication, but it is also possible that problems arise in the ERP system itself.

The aim of this thesis was to explain how an ERP-system is built and through interviews investigate which shortcomings company X has experienced in their work processes connected to ERP-systems. Questions answered were how an ERP-system is structured, which shortcomings occur in work processes in company X and how to address these shortcomings in company X. The empirical part of this study includes personnel from the finance department of company X. Company X has been anonymous throughout the process.

The result of the survey is that shortcomings and challenges that occur in company X are common and can be found in earlier research and literature on the subject. Challenges that are mentioned in earlier research are for example lack of communication, training and development and integration between several systems. These challenges are also mentioned in the empirical part of this thesis.