Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta pk-yritykselle

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantaja oli Pattijoen Kalustetekniikka Oy. Opinnäytetyön tavoitteena oli etsiä kohdeyritykselle sopivia toiminnanohjausjärjestelmiä ja auttaa järjestelmän valinnassa. Lisäksi tavoitteena oli selvittää mitä asioita on otettava huomioon, kun yrityksessä ollaan hankkimassa uutta toiminnanohjausjärjestelmää.

Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä, jossa kohdeyritystä koskevia tietoja kerättiin haastatteluilla ja keskusteluilla samalla kun opinnäytetyön tekijä työskenteli yrityksessä. Teoriaosuudessa käsitellään toiminnanohjausta sekä toiminnanohjausjärjestelmiä ja niiden ominaisuuksia. Lisäksi käydään läpi järjestelmän hankintaprosessia sekä käyttöönottoa. Työn toiminnallisen osuuden raportoinnissa kuvaillaan hankintaprojektin eteneminen kohdeyrityksessä.

Opinnäytetyön tekeminen alkoi tutustumalla kohdeyritykseen sekä aihealueen teoriaan. Tämän jälkeen tehtiin nykytilan kuvaus ja selvitettiin yrityksen vaatimukset tulevalle toiminnanohjausjärjestelmälle. Näiden perusteella luotiin vaatimusmäärittely, joka liitettiin järjestelmätoimittajille lähetetyn tarjouspyynnön liitteeksi. Kohdeyritykselle tehtiin myös riskianalyysi, jossa arvioitiin järjestelmän hankintaan, käyttöönottoon sekä käyttöön liittyviä riskejä. Toiminnanohjausjärjestelmien toimittajilta saatuja tarjouksia sekä toimittajia ja järjestelmiä arvioitiin ja vertailtiin kohdeyritykselle parhaiten sopivan järjestelmän valitsemiseksi.

Opinnäytetyön tuloksena saatiin valittua kohdeyrityksen toimintaan hyvin sopiva toiminnanohjausjärjestelmä. Työn päätelmänä on, että toiminnanohjausjärjestelmän hankinta on projekti, jossa olennaista on tehdä selkeä suunnitelma sekä määrittää sen tavoitteet. Selkeän vaatimusmäärittelyn laatiminen on suurena apuna sopivan järjestelmän kartoittamisessa ja valinnan tekemisessä. Järjestelmähankinta ei ole pelkästään tekninen ohjelmiston käyttöönotto, vaan onnistuminen siinä vaatii keskittymistä myös henkilöstön koulutukseen sekä muutosjohtamiseen.

The thesis was commissioned by Pattijoen Kalustetekniikka Oy. The aim of the thesis was to find ERP systems suitable for the target company and to help with the selection of the system. In addition, the aim was to find out what needs to be considered when an ERP system is being acquired.

The thesis was conducted as a functional thesis, where data on the target company was collected through interviews and discussions while the thesis author worked for the company. The theoretical part of the work studies operations management and ERP systems and their characteristics. In addition, the process of acquiring and implementing the system is researched. The reporting of the functional part of the work describes the progress of the acquisition project in the target company.

The thesis work began by getting to know the target company and the theory of the topic. A description of the current situation was then conducted and the company's requirements for the future ERP system were examined. On this basis, a requirement specification was created, which was attached to the request for a quotation sent to the system vendors. A risk analysis was also conducted for the target company to assess the risks involved in acquiring, implementing, and using the system. The quotes received from ERP system suppliers, as well as the suppliers and systems, were assessed and compared to choose the system that is the most suited for the target company.

As a result of the thesis, an ERP system that is well suited for the operations of the target company was selected. In conclusion, the acquisition of the ERP system is a project in which it is essential to make a clear plan and define the objectives for it. The preparing of a clear requirement specification greatly assists in identifying a suitable system and making the choice. The acquisition process of an ERP system is not only a technical deployment but succeeding in it requires focusing also on staff training and change management.